T-FLEX DOCs 7: новый подход — новые решения
Автор: Игорь Кочан
В начале 2001 года компания «Топ Системы» подготовила и выпустила на рынок очередную версию системы управления проектами и техническим документооборотом T-FLEX DOCs. Выход 7-й версии T-FLEX DOCs — своего рода итог напряженной двухлетней работы. Все это время разработчики компании упорно двигались к давно поставленной цели: к созданию системы комплексной автоматизации процессов проектирования и подготовки производства масштабов предприятия.
Главное окно T-FLEX DOCs
Первым шагом на этом пути стало создание единой информационной подсистемы, положенной в основу новой версии T-FLEX DOCs. Информационная подсистема позволяет не только хранить данные об изделиях и процессе их проектирования, но и подключать к проектам любые дополнительные данные. Таким образом, развернув на своем предприятии систему T-FLEX DOCs, пользователи автоматически получают мощный инструмент по интеграции различных данных, предназначенных для решения тех или иных проектных и производственных задач. При этом совсем не обязательно использовать их непосредственно в T-FLEX DOCs. Просто эта система позволит установить взаимозависимости между данными, а кроме того, механизмы разграничения прав доступа сделают использование данных более безопасным.
Другой важной особенностью новой версии T-FLEX DOCs является документоориентированная идеология построения системы. Это означает, что в основе всех принципов работы и поведения элементов лежит понятие «документ». Теоретически все без исключения объекты, которыми оперирует T-FLEX DOCs, являются документами с различными свойствами.
Разработчики подошли к проблеме построения системы довольно необычным образом. Было создано комплексное, можно сказать, универсальное понятие документа.
Это понятие включило в себя не только традиционные представления о предмете, такие как файл с карточкой описывающих параметров. Документ T-FLEX DOCs — это совокупность данных, структура которых может меняться как в зависимости от типа и места использования документа, так и от специфики предприятия. Данные могут быть связаны с одним или несколькими файлами произвольных типов, что позволяет системе работать с любыми документами — от текстовых до видеофайлов. Возможность задания доступов на каждый документ системы позволяет легко и быстро управлять иерархией проектов и их узлов. Кроме того, понятие документа T-FLEX DOCs включает в себя контроль стадий работы над данным документом, связь с сообщениями и поручениями почтовой службы, поддержку журнала изменений, механизм версий и ряд других функций.
Таким образом, используемые в более ранних версиях системы понятия «архив», «папка» и «документ» дополнены новыми, такими как «деталь», «сборка», «проект», «ссылка» и т.д. Но главное, что все они являются всего лишь разновидностями одного всеобъемлющего понятия — «документ». Такой подход позволил не только расширить возможности построения иерархических структур проектов или архивов, но и упростил механизмы наследования функциональности объектов в иерархии. Например, проект — это папка с некоторым переменным набором параметров, главной особенностью которой является обязательно назначаемый на нее доступ, то есть все входящие в данный проект документы, детали и узлы автоматически имеют указанные доступы для пользователей и рабочих групп. Однако по желанию пользователя на любой элемент этого проекта может быть назначен отдельный доступ, и если этот элемент является сборкой, то указанный тип доступа распространится на все содержимое данного узла. Такое действие практически превращает некий сборочный узел в отдельный подпроект, над которым могут работать другие сотрудники, и уровень этой вложенности не ограничен.
Но от теории обратимся к практике. Рассмотрим более подробно возможности 7-й версии T-FLEX DOCs и особенности их применения.
Механизм коллективной работы над проектами, реализованный в виде «Рабочего стола», позволяет не только своевременно предоставлять пользователю те или иные документы, но и контролировать их перемещение и текущее состояние.
Важной особенностью системы T-FLEX DOCs является поддержка иерархической структуры групп и пользователей, которая в сочетании с возможностью вхождения пользователя в несколько рабочих групп одновременно позволяет описать практически любую структуру взаимодействия сотрудников на предприятии.
Механизмы управления проектами и ведения архивов не ограничивают ни структуру, ни глубину вложенности элементов. При этом хранение файлов, связанных с документами, осуществляется не внутри базы данных, а в их естественном виде и управляется при помощи специализированного файлового сервера. Такой подход имеет целый ряд достоинств, начиная с того, что это значительно повышает защиту данных от физического повреждения носителей, и заканчивая возможностью распределенного хранения документов на нескольких файл-серверах, причем все эти особенности и настройки полностью скрыты от пользователя и являются заботой системного администратора.
Настройка системы на работу с различными типами документов
Как уже говорилось выше, система T-FLEX DOCs имеет возможность подключения к работе любых типов документов, состоящих как из одного, так и из нескольких файлов, а также поддерживает работу с бумажными документами. Специальный механизм позволяет «на ходу» изменять тип документа и вызывать любые приложения для работы над ним, что значительно упрощает процесс плавного перехода от бумажной технологии к электронной работе с документами.
Естественным условием успешного использования системы управления документами является наличие системы поиска. В T-FLEX DOCs поисковая подсистема предоставляет пользователю возможности задания условий поиска документов по любому числу параметров в любой логической комбинации. При этом все действия по формированию поискового запроса выполняются на «нормальном» русском языке, а возможность быстрого сохранения или открытия ранее сохраненных запросов позволяет значительно ускорить работу.
Начиная с версии 7 в системе T-FLEX DOCs появился новый, более гибкий механизм описания прав доступа. Теперь пользователи системы имеют возможность задать доступ на выполнение каждой операции в отдельности. Этот механизм в сочетании с возможностью определения прав доступа на любые документы или папки и произвольной иерархией пользователей и рабочих групп позволяет описать практически любую схему взаимодействия пользователей в процессе решения задач проектирования и подготовки производства.
Еще одним новшеством T-FLEX DOCs является возможность восстановления ранее удаленных документов. При этом механизм «Мусорной корзины» работает постоянно, не позволяя пользователю «бросить мимо», то есть сразу уничтожить удаленный документ. Механизм автоматического создания спецификаций и других типовых конструкторско-технологических документов на любой узел проекта позволяет не только просмотреть или распечатать полученный документ, но и сохранить его внутри этого проекта с возможностью автоматического обновления в последующем.
Большим шагом вперед в T-FLEX DOCs версии 7 стало появление возможностей ведения стадий проектирования как отдельных деталей и узлов, так и целых проектов. Теперь пользователь может провести документ через все необходимые стадии проектирования: эскизирование, согласование, разработка, утверждение и хранение. Кроме того, наличие таких особых стадий, как доработка и внесение изменений (обязательно сопровождающееся созданием извещения об изменениях), позволяют отслеживать и контролировать весь цикл разработки изделия. Естественно, что каждая из стадий обладает уникальным набором разрешений или запретов на доступ к документу различным пользователям (разработчиком, утверждающим и т.д.), а переход от одной стадии к другой допускается лишь при соблюдении всех необходимых для этого условий.
Новый механизм почтовой службы T-FLEX DOCs не только еще более упростил обмен сообщениями и поручениями в ходе коллективной работы, но и приобрел целый ряд контрольно-административных функций. Теперь система позволяет контролировать исполнение поручений и дату их прочтения, выдает автоматические напоминания о приближающемся контрольном сроке, а также позволяет прослеживать связи между сообщениями. Так, начальник всегда может увидеть все «дерево» распоряжений и ответов на них, которые были вызваны тем или иным приказом, а исполнитель, в свою очередь, может развернуть хронологию поручений, последнее из которых предстоит исполнять ему.
Немаловажной особенностью новой версии T-FLEX DOCs явились механизмы интеграции с системой проектирования T-FLEX CAD и системой подготовки техпроцессов T-FLEX «ТехноПро», реализованной на уровне ядра системы. Это дало возможность использовать все вышеперечисленные системы как единый комплекс, не просто базирующийся на единых информационных базах (параметрах элементов, справочниках, структурах проектов и т.д.), но и обеспечивающий взаимодействие на уровне логики работы над проектом. Кроме того, стоит отметить, что уникальной особенностью T-FLEX DOCs является поддержка параметрических зависимостей в моделях T-FLEX CAD. Это означает, что любое изменение параметров проектируемой детали ведет к автоматическому изменению сборки, спецификаций, техпроцессов, структуры проекта и многого другого. Такая информационная прозрачность на любом уровне является уникальной, поскольку большинство представленных на российском рынке комплексных решений является результатом приспосабливания различных специальных программ друг к другу, в то время как комплекс T-FLEX имеет единое информационное ядро, обеспечивающее всю вышеперечисленную функциональность автоматически.
Вызов окна T-FLEX DOCs из T-FLEX CAD
Однако, несмотря на высокий уровень внутренней интеграции, система T-FLEX DOCs имеет все необходимые инструменты для встраивания своего ядра в любые другие системы. T-FLEX DOCs API представляет собой развитую библиотеку функций, подключаемую к любому проекту независимо от языка программирования и содержащую все необходимые для работы с документами и их параметрами функции. Естественно, используя T-FLEX DOCs API, пользователь получает не только доступ к структурам проектов или параметрам документов, но и контроль доступов, что является необходимым атрибутом безопасности. Помимо средств программной интеграции система поддерживает технологию ODMA, являющуюся стандартом для подключения систем управления документами к программам-редакторам. Наличие этих механизмов позволит пользователям, не прибегая к программированию, «научить» различные приложения (например, Microsoft Word) брать документы из архивов T-FLEX DOCs при помощи интерфейса и системы безопасности программы DOCs.
Еще одним новшеством системы явилось появление в T-FLEX DOCs инструментов по управлению структурой параметров и справочников, описанной в ядре информационной системы. Этот инструмент предназначен для построения на базе ядра T-FLEX DOCs комплексных информационных систем масштаба предприятия. Например, пользователь может легко заменить справочник материалов, применяемый в системах T-FLEX DOCs и T-FLEX/ТехноПро, на другой, ранее созданный на предприятии. Либо, используя тот же инструмент, можно связать с элементами проектов, зарегистрированных в T-FLEX DOCs, любое количество параметров или справочников, необходимых для построения полноценной системы АСУП. Такая система может не только оперировать общими данными, но и получать или модифицировать любые внутренние с точки зрения T-FLEX DOCs параметры. Опыт внедрения подобных механизмов в систему управления документами, по мнению разработчиков, вызовет к жизни новое направление работ, задачей которого станет построение единых информационных систем предприятий. Такие системы, построенные на базе универсального ядра, позволяющего производить любые операции с данными, могут не только объединить ранее разрозненные базы данных предприятия, но и использовать их в любом из элементов комплексной системы проектирования и подготовки производства.
Кроме того, немаловажным атрибутом современной системы управления документами, к числу которых относится T-FLEX DOCs, является возможность быстрой подготовки и оформления любых статистических отчетов с возможностью представления их в Internet в виде HTML-документов. А для тех пользователей, которых интересует традиционный, то есть нетехнический документооборот, добавим, что все документы могут автоматически сопровождаться полным набором канцелярских параметров, что позволяет организовывать при помощи T-FLEX DOCs работу не только проектных служб, но и всего предприятия.
Быстрое получение стандартных документов и статистических отчетов
Стоит отметить, что, несмотря на весьма значительную прибавку функциональности, цена системы при переходе к новой версии не изменилась, а группа разработчиков активно работает над новыми возможностями, которые также вскоре увидят свет. Хочется надеяться, что удачный старт в новом тысячелетии, который продемонстрировала компания «Топ Системы», явится началом нового этапа развития систем автоматизации и подготовки производства в России.