T-FLEX Складской учет: возможности, преимущества, выгоды

Автор: Владимир Фёдоров-Лейнберг

Владимир Фёдоров-Лейнберг

Владимир Фёдоров-Лейнберг
Системный аналитик отдела внедрения компании «Топ Системы».

Трудно представить современное предприятие, которое не использует информационные системы в процессе подготовки производства и выпуска готовой продукции. Стало очевидным, что применение программных средств влечет за собой уменьшение издержек, повышение эффективности работы предприятия, сокращение времени на принятие важных управленческих решений. Среди программных продуктов, представленных на рынке, ведущее положение занимают PLM-системы, являющиеся средством комплексной автоматизации предприятий.
Руководство компании «Топ Системы » уделяет особое внимание развитию программных продуктов, входящих в линейку T-FLEX PLM. Повышение качества и надежности, расширение возможностей программных продуктов — вот главные приоритеты компании. Работа склада промышленного предприятия — это один из ключевых элементов в его материально-техническом обеспечении. И если хранение организовано неправильно — это напрямую отражается на работе предприятия. Появление модуля складского учета можно рассматривать как логическое продолжение действий, направленных на развитие единого информационного пространства T-FLEX DOCs.
Сегодня на рынке информационных решений представлен достаточно широкий спектр продуктов, предназначенных для автоматизации складского учета предприятий. При этом в большинстве из них основной акцент делается на бухгалтерскую составляющую учета. Однако специалисты компании «Топ Системы» при разработке своего модуля уделяют внимание функциональности, нацеленной на обеспечение производственного процесса. Важно понимать, что склад — это не автономная единица в структуре промышленного предприятия, материально-техническое обеспечение тесно связано с установленными на нем бизнес-процессами. Лишь часть этих процедур относится к внутренней работе склада, большинство из них затрагивает смежные подразделения, а некоторые являются сквозными для всего предприятия (рис. 1).

Модуль складского учета можно логически разделить на несколько частей. Главной частью является ведение количественного складского учета в разрезе планово-учетных единиц. К другой относится функционал, предназначенный для удовлетворения потребностей предприятия в товарно-материальных ценностях. Потребности формируются на основании производственного расписания, плана технического обслуживания и ремонта или по заявкам от подразделений. На основании анализа запасов товарно-материальных ценностей на складах и потребностей предприятия в этих ценностях на определенную дату производится формирование плана закупок. В модуле также реализован функционал, позволяющий зарегистрировать произведенную закупку в журнале учета поступающих грузов и в дальнейшем отслеживать ее фактическую поставку на предприятие. Использование этих возможностей позволяет работникам склада иметь информацию о предполагаемой дате поступления и количестве товарно-материальных ценностей (рис. 2).

В модуле предусмотрен механизм работы со складскими документами. Документы пересылаются между складами, и на основании содержащихся в них данных возможно автоматизированное формирование операций в журнале учета товарно-материальных ценностей.
Остановимся на складском учете и рассмотрим более детально функционал, включенный в модуль. Для начала работы нам необходимо зарегистрировать все склады, имеющиеся на предприятии. Склады могут быть нескольких типов: общезаводские, цеховые и рабочие участки. Для каждого склада можно определить места хранения. Данные о местах хранения имеют древовидную структуру, что позволяет осуществлять их ввод с любой степенью детализации. В свою очередь, для каждого места хранения предусмотрена возможность задать физические размеры номенклатурных позиций, что позволяет оценивать степень загрузки склада и пропускную способность складских помещений по маршруту движения товарно-материальных ценностей (рис. 3).

Для каждого склада имеется возможность вводить нормы запаса/ задела товарно-материальных ценностей, а для складов с типом «Рабочий участок» — в карты типового оснащения.
Складской учет товарно-материальных ценностей осуществляется в журнале учета. Для каждой товарно-материальной ценности должна быть определена своя единица учета. Бывает, что единица измерения товарно-материальной ценности при закупке не соответствует единице учета на складе. Для таких случаев в модуле предусмотрен механизм конвертации из одной единицы измерения в другую.
Для каждой товарно-материальной ценности заводится собственная карточка учета, в которой фиксируются все связанные с ней операции. В модуле предусмотрен широкий перечень видов операций, отражающий не только поступление и расход, но и изменение свойств товарно-материальной ценности. Для примера можно привести такие операции, как «уценка», «перевод в другую единицу учета», «консервация», «внутреннее перемещение». Также в модуле присутствует функционал, обеспечивающий постановку товарно-материальных ценностей на ответственное хранение. При вводе операции необходимо указать места хранения на складе. По одной операции возможно указать несколько мест (рис. 4).

В модуле предусмотрено, что товарно-материальные ценности определенного типа при выдаче их сотруднику автоматически заносятся в «карточку рабочего». В этой карточке можно ввести предполагаемый срок возврата, что повышает уровень контроля за выданными сотрудникам ценностями. Следует отметить, что контроль возврата осуществляется также на основании ввода и анализа параметров, определяющих ключевые характеристики товарно-материальной ценности. Например, для средств измерения предусмотрен ввод метрологических данных, на основании которых будет в дальнейшем осуществляться их поверка.
Формирование планов закупок товарно-материальных ценностей осуществляется в модуле автоматически. Как уже было сказано, источником являются потребности и фактические запасы товарно-материальных ценностей на складах. Потребности формируются в зависимости от типа товарно-материальных ценностей. Например, для некоторых материалов при формировании потребностей учитывается карта раскроя; для инструментов производится анализ срока службы и текущих метрологических параметров. Для формирования плана необходимо определить, как часто и на какой период будет осуществляться планирование. В модуле складского учета имеется функционал, позволяющий определять группы планирования товарно-материальных ценностей и задавать для них условия планирования. То есть для каждого вида товарно-материальной ценности можно создавать свои условия. Планирование закупок позволяет оптимизировать количество запасов материальных ценностей на складах, поскольку некоторые товарно-материальные ценности со временем теряют свои качества. Модуль складского учета позволяет избежать потерь, связанных с порчей или истечением срока годности товарно-материальных ценностей.
Работа с планом, контроль заключения и исполнения договоров с поставщиками и подрядчиками позволяют получить более точный результат расчета производственного расписания. Модуль содержит информацию о плановой дате и объемах поставки товарно-материальных ценностей. Эти данные учитываются при расчете производственного расписания. Следовательно, преимущество от внедрения модуля состоит не только в автоматизации определенной сферы деятельности предприятия — повышается уровень операционной эффективности всего программного комплекса в целом.
Внедрение модуля позволяет упорядочить и оптимизировать технологические процессы работы с материальными потоками, сократить временные издержки в процессе передачи товарно-материальных ценностей между производственными подразделениями. Сокращение временных издержек также обеспечивается поддержкой технологии штрихкодирования, применение которой позволяет автоматизировать процесс идентификации товара и мест хранения при выполнении складских операций. За счет применения правильных стратегий размещения грузов и процедуры уплотнения и эксплуатации мест хранения оптимизируется использование складских площадей.
Модуль складского учета является частью единого информационного пространства T-FLEX DOCs. Для работы с функционалом модуля в составе пространства достаточно его просто установить. Работа в едином информационном пространстве позволяет модулю применять такой функционал, как интеграция с программным комплексом «1С», механизм работы с документами, механизм формирования отчетов, а также использовать системные справочники, что уменьшает возможность двойного ввода справочной информации.
Следует отметить, что работа над функционалом модуля продолжается. На очереди — автоматизация процесса отгрузок и интеграция со сторонними ERP-системами.
В ходе внедрения модуля складского учета производится оптимизация бизнес-процессов материально-технического снабжения предприятия, постановка новой технологии работы склада. В результате промышленное предприятие получает более высокий уровень комплексной автоматизации, что, в свою очередь, приводит к увеличению пропускной способности складов, росту производительности труда персонала, эффективному использованию складского пространства и оборудования.

Дополнительно