Ведение инвентарной книги технической документации

Формирование карточек учёта в инвентарной книге технической документации может осуществляться как автоматизированным способом, так и вручную.

 

Автоматизированный способ создания инвентарной карточки описан в параграфе "Передача конструкторской документации в архив".

 

Инвентарные карточки создаются вручную, например, в случае переноса в систему T‑FLEX DOCs картотеки бумажного архива. Ведение картотеки архива в T‑FLEX DOCs позволяет упростить поиск требуемого документа.

Для создания инвентарной карточки вручную пользователю, отвечающему за ведение архива, необходимо нажать на кнопку на панели инструментов окна справочника "Инвентарная книга" и выбрать требуемый тип карточки: "Карточка учёта конструкторских документов" или "Карточка учёта технологических документов".

 

 

Нажатие на кнопку в поле Наименование или Обозначение приводит к открытию окна справочника "Документы" (для карточки учёта конструкторских документов) или "Комплекты документов" (для карточки учёта технологических документов), в котором необходимо выбрать регистрируемый документ. Его наименование и обозначение отразятся в соответствующих полях.

Поле Организация предназначено для отображения кода организации – разработчика документа. При нажатии на кнопку [Заполнить] на панели операций над объектом поле Организация заполняется ссылкой на организацию из справочника "Организации", код которой соответствует значению глобального параметра "Код предприятия".

 

Значения глобальных параметров задаются пользователем с правами администратора.

 

В случае, когда документ получен от стороннего разработчика, значение в поле Организация может быть изменено вручную. Для этого необходимо нажать на кнопку и в открывшемся окне справочника "Организации" выбрать требуемую организацию.

Поле Подразделение служит для выбора из справочника "Группы и пользователи" подразделения, разработавшего документ.

Вид документа (подлинник, дубликат или копия) задаётся в поле Вид документа.

Инвентарный номер будет присвоен документу автоматически при сохранении учётной карточки. В дальнейшем он отображается в поле Инвент. №.

 

На некоторых предприятиях для регистрации документов используется не одна инвентарная книга (журнал регистрации), а несколько, каждой из которых присваивается уникальный код. Например, в отдельных журналах могут регистрироваться конструкторские и технологические документы, секретные документы. В этом случае каждый журнал имеет сквозную нумерацию, но помимо порядкового номера документа в журнале инвентарный номер включает код журнала. Таким образом, код журнала косвенно указывает, из какого архива передана копия документа.

В учётной карточке T‑FLEX DOCs код журнала, в котором зарегистрирован текущий документ, задаётся в поле Код журнала. Данный код используется при формировании инвентарного номера документа.

 

В нижней части инвентарной карточки расположена вкладка Форматы, на которой отображается перечень форматов листов документа с указанием их количества. Эта информация представлена также в поле Формат. Вкладка Форматы может быть заполнена:

✓автоматически при нажатии на кнопку [Заполнить] на панели операций над объектом на основе данных прикреплённого к документу файла формата TIFF,

✓вручную, например, в том случае, когда выполняется регистрация бумажного документа в архиве T‑FLEX DOCs.

 

Для автоматического определения формата файл должен находиться в стадии "Утверждено", а изображение – иметь разрешение 300 пикселей на дюйм и размеры, соответствующие одному из форматов, хранящихся в справочнике "Форматы". В противном случае пользователь может вручную указать требуемый формат на вкладке Форматы.

 

При нажатии на кнопку на вкладке Форматы откроется окно для ввода формата листов документа и их количества.

 

 

На основании указанных данных о форматах листов автоматически определяется количество листов документа.

Дата принятия документа в архив указывается в поле Дата поступл.

В дальнейшем по каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляется учёт его движения (изготовление и учёт копий, изменение, применяемость). Для этого предназначены вкладки Учёт копий, Применяемость и Учёт изменений, расположенные в нижней части инвентарной карточки.

Вкладка Применяемость отображает обозначение изделия, в котором применён документ, и дату применения документа. Для создания новой записи на вкладке необходимо нажать на кнопку и выбрать требуемый тип объекта. Нажатие на кнопку в поле Обозначение приведёт к открытию окна справочника "Документы" (для записи о применяемости конструкторского документа) или "Комплекты документов" (для записи о применяемости технологического документа). В нём нужно выбрать изделие, в котором применён текущий документ. Поля Наименование и Применяется в будут заполнены автоматически.

 

 

Когда в T‑FLEX DOCs осуществляется ведение бумажного архива, сведения о применяемости документа вносятся с помощью объекта типа "Применяемость". Обозначение изделия, в котором применён текущий документ, в этом случае вводится вручную.

 

 

При необходимости подразделениям предприятия, выпустившего подлинники документов, или сторонним организациям для текущей работы могут быть выданы копии соответствующих документов. Регистрация выдачи учтённых копий документа и их возврата производится на вкладке Учёт копий. На данной вкладке регистрируются как регулярные, так и разовые выдачи копий.

 

Абоненты регулярной выдачи копий документа извещаются о вносимых в документ изменениях. При разовой выдаче копии абоненту не сообщается об изменении документа.

 

Для создания новой записи необходимо нажать на кнопку и выбрать требуемый тип объекта.

В открывшемся окне свойств объекта указываются дата и основание выдачи копии документа абоненту. Поле Поступило предназначено для ввода количества или номеров экземпляров документа, выданных абоненту. Количество или номера списанных экземпляров документа вносятся в поле Списано. Для выбора внутреннего абонента (поле Абонент) используется справочник "Группы и пользователи", внешнего (поле Внешний абонент) – справочник "Организации".

 

 

Учёт изменений, вносимых в документ, хранящийся в архиве, ведётся на вкладке Учёт изменений.

 

О внесении изменений в конструкторский документ будет рассказано в параграфе "Создание изменений".