Передача конструкторской документации в архив

После завершения процедуры согласования и утверждения структуры изделия и связанных файлов с положительным результатом, когда все назначенные ответственные лица подтвердили правильность документов установкой электронных подписей, конструкторская документация может быть принята на хранение в архив.

Права на принятие в архив структуры изделия и связанных с ней файлов имеет только тот пользователь, который назначен в справочнике "Группы и пользователи" на роль "Документовед".

 

Назначение выполняется пользователем с правами администратора.

 

Кнопка на панели инструментов справочника "Номенклатура и изделия" становится активной для номенклатурных объектов, находящихся в стадии "Утверждено".

 

Прикреплённые к номенклатурному объекту файлы также должны находиться в стадии "Утверждено".

 

Для облегчения поиска в окне справочника "Номенклатура и изделия" номенклатурных объектов, готовых к принятию в архив, предназначен специальный вид отображения данных "Документовед".

 

Информацию о работе с видами отображения данных можно найти в главе "Виды" раздела "Настройки представления данных в окнах".

 

 

При применении этого вида в окне справочника будут отображаться только те объекты, которые соответствуют следующим условиям:

✓объект находится на стадии "Утверждено",

✓дочерние объекты текущего объекта находятся на стадии "Утверждено",

✓родительский объект текущего объекта находится на стадии "Утверждено".

Утверждённые объекты при этом будут выделены жирным шрифтом.

При нажатии на кнопку для объекта номенклатуры автоматически создаётся карточка учёта в справочнике "Инвентарная книга". Данные карточки учёта дублируются на вкладке Учётная карточка в окне свойств номенклатурного объекта.

 

Более подробно о заполнении карточки учёта документа будет рассказано в параграфе "Ведение инвентарной книги технической документации".

 

 

Поля Наименование и Обозначение учётной карточки заполняются автоматически на основании данных номенклатурного объекта.

В поле Организация должен отображаться код организации – разработчика документа. По умолчанию данное поле заполняется ссылкой на организацию из справочника "Организации", код которой соответствует значению глобального параметра "Код предприятия".

 

Значения глобальных параметров задаются пользователем с правами администратора.

 

При необходимости значение в поле Организация может быть изменено вручную выбором названия требуемой организации в окне справочника "Организации".

 

В поле Подразделение указывается наименование подразделения, разработавшего документ.

Заполнение поля Инвент. № осуществляется автоматически при сохранении учётной карточки.

 

На некоторых предприятиях для регистрации документов используется не одна инвентарная книга (журнал регистрации), а несколько, каждой из которых присваивается уникальный код. Например, в отдельных журналах могут регистрироваться конструкторские и технологические документы, секретные документы. В этом случае каждый журнал имеет сквозную нумерацию, но помимо порядкового номера документа в журнале инвентарный номер включает код журнала. Таким образом, код журнала косвенно указывает, из какого архива передана копия документа.

В учётной карточке T‑FLEX DOCs код журнала, в котором зарегистрирован текущий документ, задаётся в поле Код журнала. Данный код используется при формировании инвентарного номера документа.

 

На вкладке Форматы отображается перечень форматов листов документа с указанием их количества. Данная информация представлена также в поле Формат.

 

Для автоматического определения формата документа и заполнения поля Формат и вкладки Форматы его учётной карточки изображения, из которых состоит файл подлинника формата TIFF, должны иметь разрешение 300 пикселей на дюйм и размеры, соответствующие одному из форматов, хранящихся в справочнике "Форматы". Допуск по каждой из сторон – ±5 мм.

В противном случае система выдаст сообщение об ошибке и сведения о форматах листов документа необходимо будет внести вручную на вкладке Форматы с помощью кнопки .

 

На основании указанных данных о форматах листов автоматически определяется количество листов документа.

Дата принятия документа в архив указывается в поле Дата поступл.

Кроме того, нажатие на кнопку в окне справочника "Номенклатура и изделия" приводит к переносу связанных с номенклатурным объектом файлов из папки проекта или рабочей папки сотрудника предприятия в подпапку "Сдано" и созданию дубликатов исходных файлов в папке "Архив". После создания дубликатов файлы, находящиеся в подпапке "Сдано", будут автоматически удалены в корзину.

 

Дубликаты файлов оригиналов формата GRB хранятся в папке "TF", форматов XLS, XLSX, DOC, DOCX – в папке "MS". Файлы других форматов попадают в папку "Другое". Для размещения дубликатов файлов подлинников форматов TIF, TIFF и PDF предназначена папка "Подлинники".

 

 

Дубликаты файлов будут автоматически привязаны к номенклатурному объекту.

 

 

На созданном дубликате автоматически будет установлена электронная подпись "Копировал" того пользователя, который принял документ в архив. Также у дубликатов файлов автоматически заполняются параметры "Копировал", "Дата создания дубликата", "Оригинал". Параметр "Копировал" отображает фамилию пользователя-документоведа, создавшего дубликат документа, параметр "Дата создания дубликата" – дату создания файла-дубликата. Параметру "Оригинал" дубликата присваивается значение ID исходного файла.

Объект номенклатуры, принятый на хранение, а также связанные с ним файлы, находящиеся в архивной области справочника "Файлы", будут автоматически переведены в стадию "Хранение". Это позволяет запретить редактирование конструкторской документации без выпуска извещения об изменениях.

 

При последующем внесении данных по движению документа в учётную карточку для быстрого перехода к ней может использоваться команда Открыть учётную карточку контекстного меню объекта справочника "Номенклатура и изделия". Команда доступна только пользователю, который назначен в справочнике "Группы и пользователи" на роль "Документовед".