Управление задачами

T‑FLEX DOCs предлагает пользователю удобный инструмент для быстрого формирования дерева задач и выдачи поручений по ним – справочник "Темы и задачи". Данная функциональность может использоваться руководителями различных уровней при организации работ своих подразделений, планирования комплексов работ, а также для организации сотрудниками собственной работы по персональным задачам.

Объектами данного справочника являются темы и задачи. Тема используется для определения общего направления деятельности, задача же описывает конкретные действия для достижения цели. Например, темой может являться выпуск комплекта документов, задачей – подготовка отдельного документа.

Темы и задачи могут иметь ответственного и срок выполнения.

По выбранной теме или задаче в дальнейшем может быть выдан список поручений. В отличие от задачи, поручение является инструментом оперативного управления. Связанные поручения отображаются в окне свойств темы или задачи.

 

Для работы с задачами удобно использовать специальную рабочую страницу "АРМ Управление задачами". На ней расположены вкладки Дерево задач и Поручения, отображающие окна справочников "Темы и задачи" и "Поручения" соответственно.

 

Более подробно о рабочих страницах будет рассказано в главе "Рабочие страницы" раздела "Настройка представления данных в окнах".

 

 

Создание нового объекта справочника "Темы и задачи" осуществляется нажатием на кнопку . Окно свойств объекта при этом не отображается и объект создаётся без заполнения параметров. Значения основных параметров задачи (наименование, срок выполнения, описание, степень важности) задаются в окне справочника в режиме прозрачного редактирования, без вызова окна свойств. Это упрощает и ускоряет процесс создания задачи.

 

О режиме прозрачного редактирования значений параметров будет рассказано в параграфе "Настройка отображения колонок" главы "Настройка колонок" раздела "Настройка представления данных в окнах".

 

 

В окне свойств редактируются только второстепенные параметры задачи, а также устанавливаются связи с другими объектами.

 

 

Вкладка Связанные материалы предназначена для добавления различных справочных материалов, которые могут потребоваться при выполнении текущей задачи.

 

В роли связанных материалов могут выступать объекты различных справочников.

 

 

При нажатии на кнопку откроется окно, в котором следует сформировать список добавляемых объектов с помощью кнопок , и . Справочник, в котором осуществляется выбор объектов, указывается в поле Справочник вверху окна.

 

 

Для удаления объекта с вкладки Связанные материалы предназначена кнопка .

Кроме того, в окне свойств задачи доступны также следующие дополнительные настройки:

✓Не выдавать поручение – если флаг снят, то для данной задачи при назначении ответственного будет автоматически сформировано базовое поручение.

✓Автоматический расчёт процентов – при установленном флаге процент выполнения задачи рассчитывается системой автоматически исходя из процентов готовности выданных поручений, в противном случае его необходимо вводить вручную.

✓Личная – задача будет видна только пользователю, который её создал.

Назначить ответственного для выбранной задачи и задать срок её выполнения можно с помощью кнопки панели инструментов окна справочника. Данная команда выполняется для всех выделенных задач. При этом изменяется значение только того параметра, рядом с которым установлен флаг. Если флаг не установлен, то значение соответствующего параметра останется без изменения. Если флаг установлен, а поле не заполнено, то значение данного параметра будет сброшено.

 

В случае, когда поле не заполнено, в окне появится значок предупреждения с соответствующим сообщением.

 

 

Поручение, автоматически сформированное при назначении ответственного, будет являться базовым для задачи.

 

Задача может иметь только одно активное (не находящееся в состояниях "Закрыто", "Аннулировано" или "Завершено") базовое поручение.

 

Если у задачи изменяется ответственный, то у соответствующего ей активного базового поручения изменяется исполнитель.

Помимо базового поручения, по выбранной задаче при необходимости могут быть выданы также дополнительные поручения. Для этого используется кнопка панели инструментов окна справочника "Темы и задачи".

 

Такое поручение будет создано вне зависимости от состояния флага Не выдавать поручение в окне свойств задачи и при смене ответственного у задачи исполнитель поручения останется прежним.

 

Созданная задача будет находиться в состоянии "Выполняется". Завершение выполнения задачи осуществляется нажатием на кнопку панели инструментов. В этом случае она перейдёт в состояние "Завершено". Для отмены данного действия служит кнопка . При этом может быть задан комментарий, поясняющий причину отмены. Авторы и ответственные отменённой и вышестоящих задач получат по внутренней почте T‑FLEX DOCs уведомления об отмене с данным комментарием.

В случае необходимости выполнение задачи может быть отменено нажатием на кнопку панели инструментов окна.

Окно справочника "Темы и задачи" содержит предустановленные виды отображения данных, которые позволяют легко ориентироваться в нём. Завершённые и аннулированные задачи вычёркиваются. Красным цветом выделяются задачи:

✓срок выполнения которых превышен;

✓имеющие связанные поручения, срок выполнения которых превышен;

✓срок выполнения которых превышает срок выполнения вышестоящих задач.

При выбранном виде "Скрывать завершённые" задачи, находящиеся в состояниях "Завершено" и "Аннулировано", не будут отображаться в окне справочника.

Помимо этого, в нижней части окна расположена панель свойств, на которой отображается список поручений, связанных с выбранной задачей и её вложенными задачами.

 

Более подробно о видах отображения данных в окне справочника будет рассказано в главе "Виды" раздела "Настройка представления данных в окнах".