Управление документами канцелярии с помощью T-FLEX DOCs на ОАО «БелЗАН».

Автор: Игорь Петров, Ирина Бабушкина, Виктор Кирьяков

На предприятии ОАО «Белебеевский завод «Автонормаль» (ОАО «БелЗАН») документооборот, до недавнего времени, осуществлялся в бумажной форме. Документы, издаваемые внутри предприятия (приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки) поступали в канцелярию из структурных подразделений для их дальнейшей регистрации, рассылки и хранения. Рассылка в срок большого количества документов по подразделениям предприятия требовало от сотрудников канцелярии больших «ножных» ресурсов. Процесс рассылки документов занимал много времени, т.к. инспектору канцелярии необходимо было разнести документы по всем подразделениям завода, которые находятся на всей его большой территории. Все документы имеют свой срок исполнения, поэтому они должны быть переданы в подразделения для работы незамедлительно. В связи с этим рассылка документов производилась несколько раз в день, по мере их поступления в канцелярию.

На сегодняшний день очевидна отрицательная сторона бумажного документооборота - документы в подразделениях зачастую хранятся несоответствующим образом, что часто приводит к их утере и, как следствие, – невыполнению того или иного приказа или поручения. Для ликвидации бумажного документооборота и «ножного» труда перед службой канцелярии и отделом информационных технологий предприятия «БелЗАН» встала задача автоматизации процесса работы канцелярии.

Для решения этой задачи был составлен план поэтапного внедрения электронного документооборота. На первом этапе были взяты в работу, согласно номенклатуре канцелярии, следующие документы: «приказы генерального директора ОАО «БелЗАН» по основной деятельности, Приказы директоров служб ОАО «БелЗАН» по производственным вопросам, Приказы главного инженера, Приказы ТС по административно-хозяйственным вопросам, Распоряжения руководителей ОАО «БелЗАН» по производственным вопросам.

Управление организационно-распорядительными документами в масштабах предприятия - задача весьма важная и требует чёткого решения. Целью внедрения системы для управления организационно-распорядительными документами и автоматизации рабочего места специалиста канцелярии служит упрощение процесса рассылки документов на ознакомление и/или исполнение в подразделения предприятия и как следствие сокращение общего времени от выхода документа до его получения службами исполнителями на ознакомление или исполнение.

Учитывая то, что с системой будут работать более восьмидесяти структурных подразделений предприятия, а валовый документооборот будет составлять более 20 документов в день, простота и удобство — это то, что должно выгодно отличать проектируемую систему от ее аналогов. Мы же в свою очередь считаем, что именно «простые вещи» – работают! Интерфейс главного окна системы можно видеть на рисунке 1.

Рисунок 1 – интерфейс главного окна системы

 

 

Предприятие «БелЗАН» выдвинуло следующие требования к внедряемой системе:
- простота и удобство, и в то же время многофункциональность;
- интуитивно-понятный и дружественный интерфейс;
- быстродействие системы в целом;
В качестве платформы для реализации системы управления документами канцелярии была выбрана, используемая на предприятии PLM система - T-FLEX DOCs, поскольку на сегодняшний день эта система уже объединяет в себе практически все подразделения предприятия. Задача для группы внедрения очень интересная, учитывая гибкость T-FLEX DOCs и уровень мастерства группы внедрения. Так что сложности в реализации данная задача не представляла. Скажу, что время, потраченное от постановки задачи до ее внедрения, - не более трех месяцев.
Используя передовой опыт и принцип реализации подобных систем других вендоров, а главное, опираясь на реальные задачи, поставленные пред группой внедрения можно выделить основные функционально-организационные моменты:

1. Рабочая страница пользователя помогает конечному пользователю комфортно и удобно чувствовать себя в системе и предоставляет только те документы, которые были адресованы непосредственно в данное структурное подразделение пользователь, которого входит в систему.
2. Документ отправляется автоматически после того как специалист канцелярии, в электронном реестре, пометит галочками подразделения для рассылки.
3. Подразделение-получатель после получения документа устанавливает, в электронном реестре, электронную цифровую подпись о получении.
4. Система ожидает, когда все подразделения ознакомятся с документом, после чего специальным способом помечает документ, тем самым извещает специалиста канцелярии, что данный документ можно закрывать и отправлять в дело.
5. Система формирует отчёты: «Карточка регистрации приказов и распоряжений» и «Реестр».
6. Система, для удобства восприятия, распределяет по папкам документы: в разрезе времени и по стадиям жизненного цикла.
7. Для удобства, в дальнейшем, поиска документа в системе с бумажного носителя предусмотрено его штрихкодирование.

Функционально задачу по внедрению данной системы можно разделить на два этапа:
Этап первый – рассылка документов по подразделениям-получателям.
На этом этапе специалист канцелярии сканирует, подписанный всеми лицами документ и регистрирует его, поместив в систему. После чего, согласно требованиям по рассылке документа, специалист канцелярии в электронном реестре помечает «галочкой» те подразделения – куда необходимо направить тот или иной документ. Система автоматически формирует текстовое сообщение каждому из подразделений-получателей и подключает к нему данный документ. Рассылка документа основана на базовом функционале T-FLEX DOCs «Почта и задания», время на рассылку документа уходит не более 2-х минут. Интерфейс рассылки документа согласно электронному реестру показан на рисунке 2.

Рисунок 2 – интерфейс электронного реестра

 

Этап второй – получение документа.
После того как документ оказался на стороне подразделений-получателей, то в задачу заведующих приёмной этих подразделений входит:

1. Распечатка документа;
2. Установка электронной подписи в электронном реестре;
3. Ознакомление необходимого числа специалистов подразделения с документом.

Большая часть документов запрещена к размещению в открытом доступе для большинства специалистов предприятия, потому как зачастую несёт конфиденциальную информацию. Это достигается путём:

1. Использование «умной» рабочей страницы. Документация будет отображаться только тем подразделениям-получателям, которые были отмечены в электронном реестре;
2. Трехуровневой системой доступа к документу:

- первый уровень доступа – определяет открытый доступ к документу всем без исключения пользователям системы;
- второй уровень доступа – определяет исключительный доступ к документу для руководителей структурных подразделений;
- третий уровень доступа – определяет исключительный доступ к документу для директоров служб.
Интерфейс по установке электронной подписи о получении документа показан на рисунке 3.

Рисунок 3 - электронная подпись о получении документа

 

Результатами нашей работы является:

1. Упрощение процесса рассылки документов канцелярии на предприятии;
2. Резкое сокращение времени от рассылки документа до его получения;
3. Ликвидация «ножного труда»;
4. Повышение исполнительной дисциплины;
5. Ведение единой базы документов канцелярии предприятия.

Отчётная документация в виде «Карточка регистрации приказов» и «Реестр» представлены на рисунке 4 и 5 соответственно.

Рисунок 4 – Отчет «Карточка регистрации приказов»

Рисунок 5 - Отчет «Реестр»

Хочется добавить, что данная задача по внедрению была очень интересна и своевременная, а масштаб внедрения говорит за себя. Интерес и поддержка, во всех без исключения подразделениях, был столь высоким, что это позволило группе внедрения завершить задачу за три месяца. Из всех проектов по внедрению, данный проект был самым результативным, потому как каждая сторона занималась непосредственно своей задачей. А именно, заказчик – служба канцелярии оперативно решала все организационные вопросы, а перед группой внедрения стояло решение технической и методической стороны вопроса. Это еще раз подтверждает высказывание «Вместе мы сможем все!».