Документооборот на базе T-FLEX DOCs повышает качество управления предприятием

Автор: Игорь Петров, Евгений Климин, Ольга Моцная

Авторы:

• Игорь Петров – заместитель начальника 021 отдела АО “ВНИИРТ”
• Евгений Климин – ведущий инженер 021 отдела АО “ВНИИРТ”
• Ольга Моцная – начальник группы элект­ ронного документообеспечения АО “ВНИИРТ”

В реалиях современного динамичного рынка каждому предприятию приходится приспосабливаться к изменениям, затрагивающим все сферы и направления деятельности. Управление документами является своеобразной нервной системой предприятия. Именно через документы поступают в подразделения сигналы от руководителей топ-уровня для координации действий, а в обратную сторону идут сигналы о выполнении или об отставании от сроков. И именно с должной орга­ низации документооборота начинается качество.

Система электронного документооборота

Задачей системы электронного документооборота (СЭД) является обеспечение возможности централизованного ввода всех видов поступающих на предприятие документов и оперативного доведения их до руководителей подразделений – уже в электронном виде. После этого именно система должна взять на себя функции по учету выданных руководителями поручений, резолюций, а также проводить рассылку этих документов по исполнителям и передавать обратно информацию о ходе работ. Тем самым большое количество специалистов предприятия разгружается от “ножного труда”, а руководители избавляются от необходимости запоминания оперативной информации о ходе выполнения того или иного поручения.

На нашем предприятии все механизмы составления документа хорошо формализованы, а виды документов систематизированы, и поэтому, на первый взгляд, автоматизировать документооборот достаточно просто. При этом техническое решение должно отвечать следующим критериям: оно должно быть простым, понятным и надежным. Остается дело за малым – определиться с конкретным программным обеспечением, которого на современном рынке более чем достаточно.

Зачастую руководитель организации выбирает ПО такого типа по принципу “лишь бы было”, не задумываясь о нюансах, которые в дальнейшем возникнут в ходе внедрения. К вам приедет представитель фирмы, скажет, что у них есть готовое решение, покажет красивую и красочную презентацию, попутно рассказав о простоте и легкости работы с их продуктом, а также о том, что цена для данного предложения просто удивительная и, конечно же, предлагаются бонусы и скидки. На этом всё хорошее заканчивается, и в дальнейшем предприятие и его руководство сталкиваются с рядом проблем.

В нашем случае ситуация была иная. Уже имея на вооружении предприятия довольно гибкую PLM-систему T-FLEX DOCs, а также опытную команду внедренцев систем подобного уровня и четко формулирующего свои требования заказчика в лице отдела документооборота, нам оставалось просто охватить еще одно направление – электронное управление документами в рамках основной концепции “единое информационное пространство должно быть по-настоящему единым”.

Внедрение

В процессе внедрения электронного документооборота на первое место выходит проблема заинтересованности заказчика. Если автоматизация процессов подготовки и согласования документов действительно необходима руководителю организации, а существующая система документационного обеспечения управления реализована на должном уровне, то это уже гарантирует половину успеха. Основываясь на опыте внедрения СЭД в АО “ВНИИРТ”, следует отметить, что грамотное и оперативно разработанное техническое задание позволило быстро приступить к разработке функционала ПО.

Каждое предприятие имеет свои особенности, вызывающие свои трудности при внедрении информационных систем. Не стало исключением и АО “ВНИИРТ”.

Во-первых, наше предприятие включает в себя более ста подразделений, каждое из которых в результате своей деятельности ежедневно сталкивается с обработкой документации разного вида. Ответственные за делопроизводство в подразделениях специалисты не подчиняются начальнику отдела документационного обес­ печения, что обуславливает организационные проблемы.

Во-вторых, все предполагаемые участники процесса автоматизации документооборота имеют разную степень компьютерной грамотности и работы с оргтехникой. Такое условие усложняет задачу по разработке интерфейса. По­ скольку СЭД должна быть понятна на интуитивном уровне для каждого сотрудника организации, ставилась задача разработать интерфейс с минимальным количеством окон и кнопок.

В-третьих, объем обрабатываемой документации в такой организации, как АО “ВНИИРТ”, весьма велик, и для оперативного исполнения документов необходим отдельный блок “Контроль исполнения документов”.

Что получилось

Всё начинается в отделе документационного обеспечения (ОДО). Здесь процессы идут по стандартной схеме: создать регистрационно-контрольную карточку, заполнить необходимые поля и прикрепить файл. Казалось бы – всё просто, но на деле операции достаточно трудоемкие. Как же можно облегчить труд специалиста ОДО?

Начинаем с малого:

• создаем прототипы для каждого типа документов (рис. 1);



Рис.1



• делаем так, что максимум данных подбирается из справочников;
• автоматизируем процесс сканирования и прикрепления файла к карточке – с автоматическим присвоением имени файла, которое содержит регистрационные данные (рис. 2);



Рис.2



• создаем удобный интерфейс для мониторинга жизненного цикла документа (рис. 3).



Рис.3

Далее документ попадает на рассмотрение руководству. Как известно, у руководителей всегда наблюдается дефицит времени, следовательно, интерфейс рабочего места руководителя должен быть очень простым и понятным, а добавление его резолюции к документу не должно занимать много времени и не требовать наличия специальных навыков (рис. 4). В дальнейшем система должна обеспечивать возможность руководителю без труда отслеживать ход выполнения поручений в ре ­ жиме онлайн (рис. 5).

Рис.4

Рис.5

Для всего этого в нашей системе сделаны соответствующие интерфейсы и виды.

После рассмотрения документа руководством и в соответствии с резолюцией, он отправляется в подразделение-исполнитель, где его принимает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения.

На этом этапе существуют два пути развития событий:

• после отметки о приеме документа ставится отметка о выполнении (если решение уже готово, дан ответ и пр.);
• по решению руководителя подразделения документ отправляется конкретному ответственному исполнителю для дальнейшей работы (рис. 6).



Рис.6

Функционал СЭД позволяет отслеживать полный цикл “жизни” документа: кто, когда и кому направил документ для исполнения, кто его принял, кто исполнил и когда, количество дней до срока исполнения.

Отработанный (исполненный) документ списывается в дело уже в подразделениях. Интерфейс рабочего места специалиста, ответственного за делопроизводство в подразделении, отображает лишь те документы, которые относятся только к его подразделению (рис. 7).

Рис.7

Выводы

Главным плюсом для предприятия, конечно же, является финансовая сторона результата внедрения СЭД. В данном случае от нашей организации не потребовалось материальных затрат на приобретение нового программного обеспечения и его сопровождение, а затраты времени были минимальными. Точная цифра финансовой выгоды еще не подсчитана, однако у АО “ВНИИРТ появился современный инструмент по управлению документами, что качественно отличается от традиционного бумажного подхода и дает следующие преимущества:

• повышение исполнительской дисциплины, что не может радовать руководителей любого уровня;
• специалисты предприятия получили больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей за счет отказа от необходимости перемещать документы вручную.

К сказанному можно добавить, что пользователи СЭД освоили её функционал, затратив минимум времени на обучение. Ну а для нашей команды внедрения этот проект стал еще одной удачей в общей копилке.

Дополнительно