Сообщения

Окно почты можно открыть с помощью ярлыка "Почта" группы "Почта" на панели навигации или команды главного меню Вид > Окно системы > Почта.

Почтовый ящик пользователя содержит следующие системные папки: "Входящие", "Отправленные", "Черновики", "Исходящие" и "Удалённые". Внутри системных папок пользователь может создавать собственные папки с помощью кнопки , расположенной в нижней части панели Почта и задания. Если в какой-либо из папок содержатся непрочитанные сообщения, её название выделяется жирным шрифтом и в скобках указывается количество непрочитанных сообщений.

 

 

T‑FLEX DOCs позволяет также назначить доступ другим пользователям к почтовому ящику или заданиям выбранного пользователя. Такая возможность может быть использована в связи со служебными обязанностями, а также в случае отсутствия или болезни пользователя.

 

Соответствующую настройку системы производит пользователь с правами администратора.

 

Существуют следующие виды доступа:

✓просмотр,

✓просмотр и ответы (для заданий – просмотр и исполнение),

✓полный.

Таким образом, если текущий пользователь имеет доступ к почтовому ящику или заданиям другого пользователя, то в окне Почта отображается дополнительный почтовый ящик.

Для создания нового почтового сообщения необходимо нажать на кнопку панели инструментов.

 

Также можно воспользоваться командой Коммуникации > Новое сообщение контекстного меню объекта справочника. Данный объект справочника будет прикреплён к созданному сообщению в качестве вложения.

 

В поле Кому указывается получатель (или несколько получателей) сообщения. Имя пользователя можно как выбрать из адресной книги, так и начать вводить вручную в соответствующем поле, при этом система сама предложит подходящее имя пользователя из адресной книги. Также можно указать группу пользователей, в этом случае при отправке сообщения в поле Кому системой будут указаны все члены группы, и сообщение будет отправлено каждому из них.

 

Более подробную информацию об адресной книге можно найти в параграфе "Адресная книга".

 

 

В поле Копия при необходимости указываются имена пользователей, которым сообщение не адресуется, но необходимо, чтобы они ознакомились с ним.

 

 

В поле Тема указывается тема сообщения, краткое его содержание. В нижней части окна расположена область для ввода текста сообщения. Также к сообщению могут быть прикреплены различные вложенные объекты: файл, объект справочника, а также такие элементы, как другое почтовое сообщение или задание. Для этого предназначена кнопка [Вложить объект/файл/элемент]. Наименование вложенного объекта отображается в поле Вложения.

Чтобы использовать в качестве вложения объекты справочника, необходимо выбрать из списка в верхней части окна требуемый справочник, а в диалоге выбора сформировать список прикрепляемых объектов.

 

 

Для вставки в сообщение элемента (другого сообщения или задания) необходимо в верхней части окна выбрать папку, в которой находится прикрепляемый элемент, а в нижней – сам элемент.

 

 

С помощью переключателя можно изменить способ вставки элемента в сообщение:

✓Вставить как: текст – текст элемента будет вставлен в текстовое поле создаваемого сообщения. Объекты, прикреплённые к элементу, в сообщение вставлены не будут.

✓Вставить как: вложение – элемент будет прикреплён к сообщению в виде отдельного вложения, которое может содержать, в свою очередь, другие вложения.

Чтобы прикрепить к сообщению файл, находящийся на компьютере пользователя, необходимо выбрать пункт Вложить файл, в открывшемся окне указать имя прикрепляемого файла и нажать на кнопку [Открыть].

 

Кнопка [Формат HTML/Простой текст/Формат RTF] служит для смены формата текста сообщения.

 

Панель инструментов над областью ввода текста сообщения позволяет осуществлять форматирование текста сообщения: менять шрифт, его размер и стиль, регистр, цвет текста. Также на этой панели расположены кнопки для работы с буфером обмена, кнопки для открытия и сохранения файла с текстом сообщения, а также печати.

Неотправленное сообщение можно сохранить в папку "Черновики" нажатием на кнопку , чтобы вернуться к нему позднее. Для отправки сообщения необходимо нажать на кнопку [Отправить].

При получении нового сообщения или задания в правом верхнем углу экрана поверх активных окон на несколько секунд появляется всплывающая подсказка. Время отображения всплывающей подсказки настраивается пользователем.

 

 

В окне T‑FLEX DOCs также может появляться панель уведомлений, на которой, в зависимости от пользовательских настроек, может отображаться информация о непрочитанных сообщениях, заданиях и напоминаниях.

 

На панели уведомлений указывается общее количество непрочитанных уведомлений, переключаться между ними можно с помощью кнопок и .

 

Внизу панели расположены кнопки, позволяющие быстро выполнить основные действия над отображаемым почтовым элементом. Кнопка позволяет перейти к настройкам почты.

 

Более подробно о действиях, которые пользователь может выполнить над сообщением, будет рассказано ниже.

 

 

Подробная информация о настройках оповещения о получении новых сообщений и заданий содержится в параграфе "Настройка почты и заданий".

 

Помимо этого, при наличии на этой панели уведомлений о непрочитанных сообщениях, заданиях или напоминаниях на ярлыке T‑FLEX DOCs, расположенном на панели задач Microsoft Windows, отображается дополнительный значок. Он может быть одного из следующих видов:

✓ – имеются уведомления о непрочитанных напоминаниях.

✓ – нет уведомлений о напоминаниях, но есть уведомления о непрочитанных заданиях.

✓ – нет уведомлений о напоминаниях и заданиях, но имеются уведомления о непрочитанных сообщениях.

 

При скрытии панели уведомлений данный значок не отображается.

 

Полученное сообщение можно открыть:

✓нажатием на всплывающую подсказку,

✓из панели уведомлений,

✓из папки "Входящие".

При выборе папки на панели Почта и задания в верхней части окна почты отобразится её содержимое, в нижней – текст выбранного в списке сообщения. Непрочитанные сообщения выделяются жирным шрифтом. Пиктограмма в строке с реквизитами сообщения означает, что в нём содержатся вложения.

 

 

При просмотре сообщения пользователь может переключаться между его текстом и вложениями.

 

 

С полученным сообщением пользователь может совершить следующие действия:

1. – создаёт ответное сообщение, в котором содержится цитата исходного сообщения. Сообщение будет автоматически адресовано автору исходного сообщения. Можно также добавить других адресатов в поле Кому.

 

 

2. – отличается от предыдущей команды тем, что ответное сообщение будет адресовано не только автору исходного сообщения, но и пользователям, имена которых были указаны в полях Кому и Копия. В поля Кому и Копия также можно добавить других адресатов.

3. – создаёт сообщение, содержащее цитату и вложения исходного сообщения, получатель которого указывается вручную.

4. – создаёт новое задание, в которое автоматически вложено исходное сообщение с прикреплёнными к нему объектами.

5. – перемещает сообщение в папку "Удалённые". При удалении из папки "Удалённые" сообщение удаляется окончательно.

Также в контекстном меню сообщения можно выбрать следующие команды:

1.Напоминание – создаёт напоминание, связанное с сообщением. Указывается дата и время, когда должно появиться напоминание, а также его краткий текст.

 

Более подробно об этом будет рассказано в параграфе "Напоминания".

 

 

2.Пометить как прочитанное – помечает выбранное сообщение, как прочитанное.

3.Пометить как непрочтённое – помечает выбранное сообщение, как непрочтённое, для того, чтобы к нему можно было вернуться позднее.

В программе существует также возможность разделять сообщения по категориям. Например, "Срочно", "Для согласования", "Ножницы пиротехнические" и др. Для каждой категории можно задать свой цвет метки.

Управление категориями осуществляется кнопкой , расположенной в нижней части панели Почта и задания. Чтобы создать новую категорию, необходимо нажать на кнопку и указать её наименование и цвет метки. Категория может быть личной, видимой только для конкретного пользователя, и общей, которая видна всем пользователям.

 

Пользователь, не обладающий правами администратора, может создавать только личные категории, а пользователь с правами администратора может создавать и личные, и общие категории.

 

 

Чтобы установить метку категории на сообщение, нужно воспользоваться командой Выбрать категорию контекстного меню данного сообщения и из развернувшегося списка выбрать необходимую категорию.

 

 

Сообщение будет помечено соответствующего цвета меткой с названием категории. Можно использовать одновременно несколько категорий для одного сообщения.

 

 

Чтобы снять метки с выбранного сообщения, необходимо в его контекстном меню выбрать команду Выбрать категорию > Очистить категории.

 

Для удобства использования категорий рекомендуется настроить отображение колонки Категория для папки, содержащей сообщения.

 

О настройке отображения колонок рассказано в параграфе "Настройка отображения колонок" главы "Настройка колонок" раздела "Настройка представления данных в окнах".