CRM

Решаемые задачи:

✓ведение единой базы контрагентов организации;

✓возможность оперативного получения всей связанной с конкретным контрагентом информации: контакты, продукты, договора, счета, поставки и другое;

✓управление маркетингом и продажами;

✓быстрый сбор и просмотр любой аналитической информации и удобные средства формирования отчётов;

✓средства автоматизации основных бизнес-процессов взаимодействия с контрагентами;

✓ведение канцелярского документооборота;

✓оптимизация коммуникаций внутри компании.

 

В сфере управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) T‑FLEX DOCs предлагает решение, позволяющее оперативно отслеживать всю необходимую информацию о компаниях-заказчиках, контактах, договорах, выписываемых счетах и поставках продукции.

Данное решение охватывает задачи материального обеспечения производства и все постпроизводственные этапы жизненного цикла изделия и может использоваться сотрудниками отделов маркетинга и продаж, планово-экономического отдела, а также руководством предприятия.

Средства управления взаимоотношениями с клиентами предоставляет конфигурация T‑FLEX DOCs "CRM".

Для ведения единой базы контрагентов служит справочник "Организации".

 

Данный справочник находится в группе "Справочники CRM".

 

 

Справочник "Организации" связан с другими справочниками группы. Это обеспечивает возможность быстрого получения всей информации, относящейся к конкретной организации.

При добавлении в базу новой организации в окно её свойств вносятся следующие данные:

✓название и местонахождение,

✓контактные данные,

✓почтовый адрес,

✓реквизиты, использующиеся в документах, в том числе банковские реквизиты,

✓различные дополнительные сведения.

 

Для добавления новой организации служит кнопка .

 

 

T‑FLEX DOCs позволяет также вести список контактных лиц организации.

 

Для этого предназначена вкладка Контакты в окне свойств организации. Данные нового контакта можно добавить в список кнопкой .

 

 

В дальнейшем справочник "Организации" можно использовать не только для поиска и просмотра необходимой информации, но и для ведения учёта взаимодействий с контрагентами.

Например, обработку входящих звонков можно вести следующим образом: при поступлении звонка менеджер находит в справочнике организацию по её названию и в окне её свойств создаёт новый объект в связанном справочнике "Действия".

 

Необходимо перейти на вкладку Действия, нажать на кнопку и выбрать требуемый тип объекта.

 

 

В открывшемся окне фиксируется содержание и результат телефонной беседы.

 

 

Информация о заключённых с организацией договорах также содержится в окне её свойств.

 

Для этого служат вкладки Договоры (Исполнитель) и Договоры (Заказчик).

 

T‑FLEX DOCs позволяет сформировать файл договора на основе выбранного шаблона, при этом сведения об организации будут внесены в документ автоматически.

 

Для создания нового договора необходимо нажать на кнопку и выбрать требуемый тип и прототип объекта.

 

 

Для ведения базы организаций-поставщиков служит справочник "Поставщики". В свойствах поставщика указываются типы поставляемых изделий, а также создаётся их список. Поставляемые изделия подключаются к списку из справочника "Номенклатура и изделия".

 

Чтобы открыть окно свойств организации-поставщика, необходимо сделать двойной щелчок мышью на её названии в справочнике "Поставщики".

 

 

Так как справочник "Поставщики" также связан со справочником "Организации", то в окне свойств организации, которая является поставщиком, будет отображаться дополнительная вкладка со сведениями из справочника "Поставщики".

По данным, содержащимся в базе контрагентов, с помощью генератора отчётов T‑FLEX DOCs могут быть сформированы различные отчёты на основе пользовательских шаблонов.

 

Для разработки и редактирования шаблонов отчётов требуется наличие модуля "Конструктор отчётов".

 

 

T‑FLEX DOCs предлагает компании не только средства работы с контрагентами, но и все необходимые инструменты для осуществления взаимодействий между сотрудниками внутри компании. Эти инструменты позволяют сотрудникам компании вести переписку и осуществлять постановку задач.

Почтовый ящик пользователя, расположенный в окне Почта, содержит следующие элементы:

1.Сообщение – используется для внутренней переписки, а также передачи информации между пользователями.

 

Для создания нового сообщения служит кнопка на панели инструментов окна.

 

 

2.Задание – в отличие от сообщения требует исполнения. Содержит срок выполнения, при необходимости – контрольный срок и контролёра. Задание могут видеть только поручатель, исполнитель и контролёр. Поручатель исходного задания не может видеть вложенные задания.

 

Создать новое задание можно с помощью кнопки на панели инструментов окна.

 

 

3.Поручение – также требует исполнения. В отличие от задания поручение видят все пользователи системы, а не только поручатель и исполнитель. Любой пользователь системы может добавить комментарий к поручению.

 

Чтобы создать новое поручение, необходимо открыть окно дерева поручений, выбрав на панели окна Почта пункт Поручения, и нажать на кнопку на панели инструментов окна.

 

 

Преимущество механизма поручений состоит в том, что руководитель может отслеживать выполнение всей цепочки поручений.

 

Чтобы перейти к просмотру дерева поручений, необходимо выбрать на панели окна Почта пункт Поручения.

 

 

Кроме того, в T‑FLEX DOCs функционирует автоматическая рассылка уведомлений об изменении состояния поручения.

 

 

К любому из почтовых элементов могут быть прикреплены дополнительные материалы в виде файлов или объектов справочников T‑FLEX DOCs. Это позволяет пользователю ознакомиться с необходимыми для выполнения поручения материалами, не тратя время на их поиск в системе.

Конфигурация T‑FLEX DOCs "CRM" включает также функции канцелярского документооборота, позволяет управлять движением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Для хранения канцелярских документов (входящих, исходящих, внутренних) в T‑FLEX DOCs используются справочники "Офисные документы" и "Файлы". Справочник "Офисные документы" содержит реквизитную часть документа, а справочник "Файлы" – содержательную.

 

Чтобы просмотреть реквизиты документа, необходимо выбрать его в окне справочника "Офисные документы" и сделать двойной щелчок мышью. Ссылка на файл документа располагается в нижней части вкладки Основные.

 

 

Кроме того, T‑FLEX DOCs позволяет установить на документе электронную подпись.

 

Список подписей, установленных на документе, можно просмотреть с помощью команды Дополнительно > Подписи его контекстного меню.

 

 

T‑FLEX DOCs содержит инструменты, позволяющие автоматизировать типовые процедуры взаимодействий с контрагентами, а также процедуры документооборота на предприятии, например, согласование документа. При этом снижается вероятность организационной ошибки, а участие пользователей в процессе будет минимальным, что позволяет сократить время, затраченное на выполнение повторяющихся действий.

В этом случае бизнес-процесс выполняется по заранее созданному и настроенному шаблону (процедуре), который включает в себя схему состояний, назначение исполнителей и задание сроков выполнения работ, а также пользовательские диалоги для ввода изменяющихся данных.

 

Разработка схем бизнес-процедур производится в конфигурациях "Администрирование" и "Инструменты разработки".

 

Схема процедуры может включать следующие состояния:

✓выполнение работы исполнителем,

✓изменение параметров объекта,

✓изменение стадии объекта,

✓изменение прав доступа на выполнение действий с объектом,

✓согласование,

✓установку подписи,

✓рассылку уведомлений,

✓запуск макроса,

✓запуск подпроцесса и другие.

В состояниях бизнес-процесса, которые требуют участия пользователя, будут сформированы и разосланы исполнителям работ соответствующие задания.

В качестве справочной информации к процедуре могут быть подключены нормативные документы – объекты различных справочников.

 

 

Запуск процесса может выполнить любой пользователь системы, имеющий соответствующий доступ. Для запуска бизнес-процесса по созданной процедуре обычно назначается отдельная команда контекстного меню или кнопка панели инструментов окна справочника. Также бизнес-процесс может быть запущен автоматически в зависимости от настройки системы.

 

 

Упрощённым вариантом обычной бизнес-процедуры является линейная бизнес-процедура. Создать линейную процедуру и запустить выполнение бизнес-процесса по ней может любой пользователь.

Созданная линейная процедура находится в справочнике "Процедуры" только до момента завершения бизнес-процесса, запущенного по ней, а затем автоматически удаляется. Однако её можно сохранить для повторного использования в виде прототипа.

Быстро создать и запустить линейный процесс можно из контекстного меню любого объекта.

 

Для этого предназначена команда Коммуникации > Создать линейный процесс.

 

 

В отличие от обычной процедуры, линейная бизнес-процедура имеет более простой интерфейс в виде списка работ с переходами.

 

 

Для отслеживания хода бизнес-процессов предназначен специальный элемент управления – монитор процессов. Данный элемент управления может располагаться на рабочей странице пользователя.

Монитор процессов представляет собой отображение бизнес-процессов и их работ на временной диаграмме. Он позволяет как просмотреть информацию о текущем состоянии элементов процесса, так и управлять ими с помощью команд контекстного меню.

 

 

Регистрация согласованных внутренних и исходящих документов, а также входящих документов и обращений граждан в T‑FLEX DOCs проводится в соответствии со стандартами делопроизводства.

Для регистрации документов предназначен справочник "Журнал регистрации", который находится в группе справочников "Канцелярия". В данном справочнике для каждого типа документов должен быть создан отдельный журнал регистрации согласно стандартам предприятия.

 

 

T‑FLEX DOCs позволяет осуществить гибкую настройку правил формирования регистрационных номеров документов. В каждом из журналов регистрации может использоваться свой шаблон номера документа.

 

Шаблоны номеров документов содержатся в справочнике "Шаблоны кодов".

 

 

Регистрация документа в журнале производится с помощью создания регистрационно-контрольной карточки (РКК).

 

Для этого в справочнике "Журнал регистрации" необходимо выбрать требуемый журнал и с помощью кнопки добавить в него РКК соответствующего типа.

 

 

Регистрация обращений граждан, в том числе анонимных и коллективных, осуществляется аналогично.

 

В свойствах РКК объекта типа "Обращение граждан" сведения об авторе обращения вводятся кнопкой .

 

 

Вкладка Документы в окне свойств РКК служит для прикрепления к РКК связанных с ней документов (объектов других справочников).

 

После заполнения РКК работник канцелярии направляет документ исполнителю путём создания задания. В созданное задание будет автоматически вложена РКК документа.

Документ может быть поставлен на контроль, для этого необходимо нажать на кнопку в правой части окна задания, при этом статус задания изменится на статус "Контрольное", а кнопка приобретёт следующий вид – .

 

Для создания задания, связанного с документом, служит кнопка в окне свойств РКК.

 

 

T‑FLEX DOCs позволяет вести также журнал ознакомления с бумажными документами. При ознакомлении сотрудника с документом в карточке регистрации на вкладке Журнал ознакомления создаётся запись об этом.

 

 

После исполнения документ передаётся в дело, о чём производится запись в РКК документа на вкладке Журнал передачи.

 

 

Для ведения номенклатуры дел в T‑FLEX DOCs предназначен одноимённый справочник.

 

 

Таким образом, описанные в данной главе инструменты T‑FLEX DOCs позволяют упорядочить базу данных контрагентов организации, фиксировать все входящие и исходящие звонки и запросы. Это помогает осуществлять контроль работы отдела продаж и вести статистику взаимоотношений с клиентами. На основе полученных данных можно составлять различные отчёты и анализировать работу отделов маркетинга и продаж.