Архив

Решаемые задачи:

✓хранение и ведение учёта поступающей проектной и конструкторской документации;

✓учёт движения документов, представленных на бумажных носителях;

✓формирование рассылки документов;

✓навигация по хранилищу документов и их поиск;

✓обеспечение групповой работы с документами;

✓контроль доступа к документам;

✓проведение изменений и сопровождение извещений об изменениях;

✓контроль версий документа;

✓подготовка и печать отчётов;

✓формирование комплектов документов.

 

Электронный архив технической документации предназначен для хранения конструкторской, технологической, эксплуатационной и другой документации в электронном виде.

T‑FLEX DOCs позволяет организовать архив технической документации на предприятии и обеспечивает:

✓централизацию хранения;

✓классификацию и поиск документа;

✓гарантированную сохранность данных;

✓долговременное хранение данных;

✓читабельность объектов хранения в течение всего срока хранения;

✓воспроизводимость объектов хранения.

Документ в T‑FLEX DOCs состоит из реквизитной и содержательной части. Реквизитная часть представляет собой карточку, содержащую сведения о документе, которая хранится в базе данных в справочнике "Документы" и имеет связь с другой информацией о документе, например, с инвентарной карточкой для постановки документа на учёт и для работы с абонентами. Содержательная часть является файлом соответствующего формата и хранится на файловом сервере (справочник "Файлы").

Справочник "Документы" предназначен для хранения конструкторско-технологических документов – чертежей, спецификаций, ведомостей, паспортов, электрических схем, технических условий, технологических документов и др. T‑FLEX DOCs предусматривает также возможность формирования комплектов документов.

К одному объекту справочника "Документы" могут быть прикреплены несколько файлов (например, оригинал и подлинник, а также различные рабочие варианты документа).

Вкладка Связанные документы в окне свойств документа отражает список документов, связанных с исходным. Например, если чертёж был выслан определённым внешним контрагентам, в списке связанных документов будет отражено сопроводительное письмо, с которым был отослан чертёж или комплект документов.

Структура папок справочника "Документы" соответствует организационной структуре предприятия. Документ создаётся и хранится в папке структурного подразделения, его разработавшего. Состояние документа (в разработке, на согласовании, на хранении) управляется стадией. Документ в течение жизненного цикла не перемещается по папкам, а меняет состояние, т.е. стадию и некоторые параметры, определённые службой архива предприятия.

В справочнике "Файлы" рекомендуется организовать несколько разделов: для работы с документами и для их хранения. Настройку выполняет администратор системы. Раздел для хранения документов содержит тематические папки, например, "Конструкторская документация", "Технологическая документация", "Оригиналы". Это позволяет администратору системы с помощью механизма доступов разграничить права пользователей на работу с документами. Таким образом обеспечивается сохранность архивных документов. Редакторский доступ к разделу хранения документов имеет только уполномоченный сотрудник архива.

В архиве хранится как оригинал документа, так и его подлинник.

Оригинал – это утверждённый файл документа, сохранённый в формате разработки, что обеспечивает удобство его редактирования (формат GRB, DOC, XLS и т.п.).

Подлинник – файл длительного хранения в формате, обеспечивающем воспроизводимость документа (формат TIF, STP, PDF и т.п.).

Файлы подлинников должны храниться в одной папке для обеспечения целостности и непротиворечивости данных и уникальности названия файлов.

Хранение файлов CAD‑систем в одной папке делает возможным также заимствование деталей и сборочных единиц в процессе проектирования новых изделий. Для этого администратор системы должен настроить папки поиска в правилах интеграции для CAD‑системы.

T‑FLEX DOCs позволяет организовать архив несколькими способами:

✓способом автоматизированного хранения только документов;

✓способом автоматизированного хранения документов и структур изделий.

Если на предприятии организовано автоматизированное хранение только документов, требуется установка справочника "Инвентарная книга". В этом случае регистрация документов производится путём создания записей в данном справочнике.

 

Справочник "Инвентарная книга" находится в группе справочников "Документы".

 

 

Для создания новой записи о регистрации документа служит кнопка .

 

 

По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учёт его движения (изготовление и учёт копий, изменение, применяемость).

 

 

Автоматизированное хранение документов и структур изделий также требует установленного справочника "Инвентарная книга".

В этом случае для хранения информации об изделии используется электронная структура изделия.

Электронная структура изделия служит для:

✓хранения сведений о конструкторской структуре изделия и иерархии его составных частей;

✓представления разнотипной информации о свойствах изделия и его составных частей;

✓хранения вариантов структуры изделия;

✓организации и структурирования проектной и конструкторской документации на изделие;

✓представления информации о правилах применяемости и заменяемости составных частей изделия;

✓управления разработкой изделия;

✓документирования изменений в конструкции изделия и его составных частей, а также их свойств;

✓получения текстовых документов на изделие и его составные части.

 

Выбрать для просмотра электронную структуру изделия можно на вкладке Структуры вкладки Сведения в окне его свойств.

 

 

Хранилище документов в этом случае состоит из трёх взаимосвязанных справочников: "Номенклатура и изделия", "Документы" и "Файлы".

Номенклатурный справочник представляет собой реестр объектов и их взаимосвязь. Создание объекта номенклатуры автоматически приводит к созданию карточки документа в справочнике "Документы".

Для генерации обозначения документа может использоваться механизм классификатора T‑FLEX DOCs, что даёт возможность точной идентификации объекта хранения и поиска документа в хранилище на основе его классификации.

При таком способе ведения архива принятие номенклатурного объекта и связанных с ним файлов оригинала и подлинника на хранение автоматизировано. Данный механизм доступен при работе в конфигурации "PDM". Права на принятие в архив структуры изделия и связанных с ней файлов в этом случае имеет только тот пользователь, который назначен в справочнике "Группы и пользователи" на роль "Документовед".

Регистрация в архиве документа, связанного с выбранным номенклатурным объектом, осуществляется нажатием на кнопку на панели инструментов окна справочника "Номенклатура и изделия". Автоматически создаётся учётная карточка документа в справочнике "Инвентарная книга" и дубликаты файлов оригинала и подлинника в архивной области справочника "Файлы". У дубликатов файлов автоматически заполняются параметры "Копировал", "Дата создания дубликата", "Оригинал".

Объект номенклатуры, принятый на хранение, а также связанные с ним файлы, находящиеся в архивной области справочника "Файлы", будут автоматически переведены в стадию "Хранение". Это позволяет запретить редактирование конструкторской документации без выпуска извещения об изменениях.

При соответствующей настройке шаблона документа T‑FLEX CAD сведения о его регистрации в архиве могут отображаться в дополнительных графах основной надписи документа.

Частью ведения электронного архива в T‑FLEX DOCs является оцифровка бумажных документов. Для перевода бумажного документа в электронную форму используется специальная функция T‑FLEX DOCs, позволяющая отсканировать бумажный документ и прикрепить полученное изображение к объекту справочника "Документы".

 

Для этого необходимо воспользоваться кнопкой [Получить со сканера] в окне свойств документа.

 

 

Механизм управления версиями в T‑FLEX DOCs позволяет хранить историю всех созданных версий документа. Следовательно, в любой момент можно определить, что было изменено в конкретном чертеже или детали.

Хранение истории работы пользователя делает возможным анализ использования объектов хранения технического архива, определение, к каким документам был произведён доступ сотрудником за определённый период.

Таким образом, T‑FLEX DOCs позволяет организовать и автоматизировать ведение архива предприятия согласно ГОСТ 2.501‑2013, а также обеспечивает групповую работу с документами.