Организационно-распорядительный документооборот

Решаемые задачи:

✓организация внутренней переписки с привязкой к данным об изделиях и заказах;

✓выдача поручений, в том числе без создания распорядительного документа;

✓контроль за исполнением поручений;

✓автоматическая рассылка уведомлений;

✓подготовка проекта распорядительного документа;

✓согласование проекта документа;

✓подписание распорядительного документа;

✓регистрация документа;

✓направление документа на исполнение соответствующим должностным лицам;

✓контроль за исполнением документа;

✓хранение исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации;

✓генерация сводных отчётов по журналам или группе объектов;

✓автоматизация типовых процедур документооборота в организации (выпуск и согласование документов и т.п.);

✓формирование и автоматизация уникальных процедур прохождения документов и данных, в том числе с поддержкой подпроцессов;

✓удобный поиск документа.

 

T‑FLEX DOCs формирует единую информационную среду предприятия и позволяет организовать эффективное взаимодействие между подразделениями и сотрудниками предприятия, а также наладить надёжные каналы обмена важной информацией.

Процесс управления в организации может осуществляться несколькими способами:

✓упрощённая схема ("поручил – выполнил") не предполагает выпуск распорядительных документов и может применяться в небольших организациях;

✓более полная схема включает подготовку, согласование и подписание распорядительных документов, а также их регистрацию в специальных журналах и хранение в соответствии с номенклатурой дел.

Упрощённой схеме в T‑FLEX DOCs соответствует механизм поручений. Данный механизм наряду с механизмом почты и заданий может использоваться всеми сотрудниками предприятия.

Для просмотра содержимого почтового ящика пользователя служит системное окно Почта.

Почтовый ящик содержит следующие элементы:

1.Сообщение – используется для внутренней переписки, а также передачи информации между пользователями.

 

Для создания нового сообщения служит кнопка на панели инструментов окна.

 

 

2.Задание – в отличие от сообщения требует исполнения. Содержит срок выполнения, при необходимости – контрольный срок и контролёра. Задание могут видеть только поручатель, исполнитель и контролёр. Поручатель исходного задания не может видеть вложенные задания.

 

Создать новое задание можно с помощью кнопки на панели инструментов окна.

 

 

3.Поручение – также требует исполнения. В отличие от задания поручение видят все пользователи системы, а не только поручатель и исполнитель. Любой пользователь системы может добавить комментарий к поручению.

 

Чтобы создать новое поручение, необходимо открыть окно дерева поручений, выбрав на панели окна Почта пункт Поручения, и нажать на кнопку на панели инструментов окна.

 

 

Преимущество механизма поручений состоит в том, что руководитель может отслеживать выполнение всей цепочки поручений.

 

Чтобы перейти к просмотру дерева поручений, необходимо выбрать на панели окна Почта пункт Поручения.

 

 

Кроме того, в T‑FLEX DOCs функционирует автоматическая рассылка уведомлений об изменении состояния поручения.

 

 

К любому из почтовых элементов могут быть прикреплены дополнительные материалы в виде файлов или объектов справочников T‑FLEX DOCs. Это позволяет пользователю ознакомиться с необходимыми для выполнения поручения материалами, не тратя время на их поиск в системе.

Организациям, ведущим традиционный организационно-распорядительный документооборот, система T‑FLEX DOCs предоставляет функции управления движением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Инструменты для решения таких задач содержит конфигурация T‑FLEX DOCs "ОРД".

Для подготовки внутренних и исходящих документов в T‑FLEX DOCs используются справочники "Файлы" и "Офисные документы". Справочник "Офисные документы" содержит реквизитную часть документа, а справочник "Файлы" – содержательную.

Документ может быть создан на основе прототипа.

 

Чтобы создать организационно-распорядительный документ в справочнике "Офисные документы", необходимо нажать на кнопку и выбрать требуемый тип документа.

 

 

В окне свойств документа вводятся реквизиты документа и прикрепляется файл документа из справочника "Файлы".

 

 

Подготовленный документ передаётся на согласование и подписание посредством почтового механизма. T‑FLEX DOCs позволяет установить на документе электронную подпись.

 

Список подписей, установленных на документе, можно просмотреть с помощью команды Дополнительно > Подписи его контекстного меню.

 

 

T‑FLEX DOCs содержит инструменты, позволяющие автоматизировать типовые процедуры документооборота на предприятии, например, согласование документа. При этом снижается вероятность организационной ошибки, а участие пользователей в процессе будет минимальным, что позволяет сократить время, затраченное на выполнение повторяющихся действий.

В этом случае бизнес-процесс выполняется по заранее созданному и настроенному шаблону (процедуре), который включает в себя схему состояний, назначение исполнителей и задание сроков выполнения работ, а также пользовательские диалоги для ввода изменяющихся данных.

 

Разработка схем бизнес-процедур производится в конфигурациях "Администрирование" и "Инструменты разработки".

 

Схема процедуры может включать следующие состояния:

✓выполнение работы исполнителем,

✓изменение параметров объекта,

✓изменение стадии объекта,

✓изменение прав доступа на выполнение действий с объектом,

✓согласование,

✓установку подписи,

✓рассылку уведомлений,

✓запуск макроса,

✓запуск подпроцесса и другие.

В состояниях бизнес-процесса, которые требуют участия пользователя, будут сформированы и разосланы исполнителям работ соответствующие задания.

В качестве справочной информации к процедуре могут быть подключены нормативные документы – объекты различных справочников.

 

 

Запуск процесса может выполнить любой пользователь системы, имеющий соответствующий доступ. Для запуска бизнес-процесса по созданной процедуре обычно назначается отдельная команда контекстного меню или кнопка панели инструментов окна справочника. Также бизнес-процесс может быть запущен автоматически в зависимости от настройки системы.

 

 

Упрощённым вариантом обычной бизнес-процедуры является линейная бизнес-процедура. Создать линейную процедуру и запустить выполнение бизнес-процесса по ней может любой пользователь.

Созданная линейная процедура находится в справочнике "Процедуры" только до момента завершения бизнес-процесса, запущенного по ней, а затем автоматически удаляется. Однако её можно сохранить для повторного использования в виде прототипа.

Быстро создать и запустить линейный процесс можно из контекстного меню любого объекта.

 

Для этого предназначена команда Коммуникации > Создать линейный процесс.

 

 

В отличие от обычной процедуры, линейная бизнес-процедура имеет более простой интерфейс в виде списка работ с переходами.

 

 

Для отслеживания хода бизнес-процессов предназначен специальный элемент управления – монитор процессов. Данный элемент управления может располагаться на рабочей странице пользователя.

Монитор процессов представляет собой отображение бизнес-процессов и их работ на временной диаграмме. Он позволяет как просмотреть информацию о текущем состоянии элементов процесса, так и управлять ими с помощью команд контекстного меню.

 

 

Регистрация согласованных внутренних и исходящих документов, а также входящих документов и обращений граждан в T‑FLEX DOCs проводится в соответствии со стандартами делопроизводства.

Для регистрации документов предназначен справочник "Журнал регистрации". В данном справочнике для каждого типа документов должен быть создан отдельный журнал регистрации согласно стандартам предприятия.

 

 

T‑FLEX DOCs позволяет осуществить гибкую настройку правил формирования регистрационных номеров документов. В каждом из журналов регистрации может использоваться свой шаблон номера документа.

 

Шаблоны номеров документов содержатся в справочнике "Шаблоны кодов".

 

 

Регистрация документа в журнале производится с помощью создания регистрационно-контрольной карточки (РКК).

 

Для этого в справочнике "Журнал регистрации" необходимо выбрать требуемый журнал и с помощью кнопки добавить в него РКК соответствующего типа.

 

 

Регистрация обращений граждан, в том числе анонимных и коллективных, осуществляется аналогично.

 

В свойствах РКК объекта типа "Обращение граждан" сведения об авторе обращения вводятся кнопкой .

 

 

Вкладка Документы в окне свойств РКК служит для прикрепления к РКК связанных с ней документов (объектов других справочников).

 

После заполнения РКК работник канцелярии направляет документ исполнителю путём создания задания. В созданное задание будет автоматически вложена РКК документа.

Документ может быть поставлен на контроль, для этого необходимо нажать на кнопку в правой части окна задания, при этом статус задания изменится на статус "Контрольное", а кнопка приобретёт следующий вид – .

 

Для создания задания, связанного с документом, служит кнопка в окне свойств РКК.

 

 

T‑FLEX DOCs позволяет вести также журнал ознакомления с бумажными документами. При ознакомлении сотрудника с документом в карточке регистрации на вкладке Журнал ознакомления создаётся запись об этом.

 

 

После исполнения документ передаётся в дело, о чём производится запись в РКК документа на вкладке Журнал передачи.

 

 

Для ведения номенклатуры дел в T‑FLEX DOCs предназначен одноимённый справочник.

 

 

Благодаря генератору отчётов T‑FLEX DOCs возможно формирование различных отчётов на основе пользовательских шаблонов.

 

Для разработки и редактирования шаблонов отчётов требуется наличие модуля "Конструктор отчётов".

 

 

Следовательно, при соответствующей настройке пользователь может формировать отчёты по журналам или группе объектов.

 

 

T‑FLEX DOCs обеспечивает также удобный поиск документов и различных справочных данных в системе. Для этого предназначены такие инструменты, как:

1.панель поиска в окне справочника;

 

Для вызова панели поиска необходимо нажать на кнопку панели инструментов.

 

 

2.строка автофильтра в окне справочника;

 

Открывается командой Показать строку автофильтра контекстного меню строки заголовков колонок данных.

 

 

3.поисковый запрос и другие.

 

Для перехода к созданию поискового запроса необходимо воспользоваться командой главного меню Вид > Окно системы > Поиск.

 

 

Таким образом, T‑FLEX DOCs организует на предприятии единую среду работы с данными, содержит единый инструмент выдачи и контроля исполнения поручений, а также простые и наглядные средства автоматизации бизнес-процессов.

T‑FLEX DOCs позволяет удобным образом организовать обработку входящей и исходящей корреспонденции, ведение внутреннего документооборота предприятия в соответствии со стандартами делопроизводства.