Канцелярия

Для решения задач канцелярского документооборота в T‑FLEX DOCs используется группа справочников "Канцелярия".

T‑FLEX DOCs позволяет:

✓вести учёт входящих и исходящих документов, обращений граждан, а также внутренних документов предприятия;

✓назначать для документа исполнителя и создавать для него поручение;

✓ставить документ на контроль;

✓организовать хранение исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, принятой на предприятии.

 

 

Основным справочником в группе является справочник "Журнал регистрации". В данном справочнике хранятся журналы для регистрации различных видов документов, использующихся на предприятии: входящих, исходящих, внутренних документов, а также обращений граждан.

Регистрационные номера документов генерируются автоматически по заданному шаблону. Для хранения таких шаблонов предназначен справочник "Шаблоны кодов". Помимо порядкового номера шаблон обозначения документа может содержать значение выбранного параметра связанного справочника, номер месяца или года и др. элементы. В каждом из журналов регистрации может использоваться свой шаблон номера документа.

 

 

Добавление в справочник "Журнал регистрации" использующихся на предприятии журналов и настройка шаблонов обозначения документов производится пользователем с правами администратора.

 

Регистрация документа в журнале производится с помощью создания регистрационно-контрольной карточки (РКК). Для этого в справочнике "Журнал регистрации" необходимо выбрать требуемый журнал и с помощью кнопки панели инструментов добавить в него РКК соответствующего типа.

В окне свойств РКК вводятся реквизиты документа. Например, для карточки входящего документа указываются:

✓корреспондент (выбирается из справочника "Организации"),

✓исходящий номер документа,

✓дата документа,

✓кем подписан документ,

✓кому адресован документ (исполнитель) (выбирается из справочника "Группы и пользователи"),

✓заголовок или краткое содержание документа,

✓рубрика, к которой относится данный документ (выбирается из справочника "Рубрикатор"),

✓состав документа,

✓вид доставки (выбирается из справочника "Виды доставки").

Если регистрируемый документ связан с другим входящим документом, то данную связь можно отразить, выбрав с помощью кнопки [Связки] РКК связанного документа из справочника "Регистрационно-контрольные карточки".

Как было сказано выше, номер РКК присваивается автоматически. В качестве даты заполнения карточки по умолчанию будет установлена текущая дата, при необходимости её можно изменить вручную.

 

Назначение номера происходит в момент сохранения РКК нажатием на кнопку . Если требуется присвоить РКК номер до её сохранения, следует воспользоваться кнопкой на панели операций окна РКК, но необходимо помнить, что в этом случае при отмене создания РКК в журнале регистрации будет наблюдаться пропуск номера.

 

Плановая и фактическая даты исполнения документа указываются вручную в соответствующих полях.

 

 

РКК для документов других типов заполняются аналогично.

 

 

В свойствах РКК объекта типа "Обращение граждан" сведения об авторе обращения вводятся кнопкой .

 

 

Вкладка Документы служит для прикрепления к РКК связанных с ней документов (объектов других справочников).

 

Более подробная информация о справочниках "Офисные документы" и "Документы" содержится в главе "Система хранения документов".

 

Не выходя из окна свойств регистрационной карточки, можно создавать другие РКК. Для этого предназначены кнопки панели операций над объектом:

✓ – создаёт в текущем журнале регистрации РКК выбранного типа, связанную с текущей. В поле Связки новой РКК автоматически указывается номер текущей РКК.

✓ – создаёт следующую РКК того же типа, что и текущая РКК.

✓– создаёт РКК другого типа в текущем журнале регистрации. Тип РКК выбирается при её создании.

После заполнения РКК работник канцелярии направляет документ исполнителю путём создания поручения (кнопка на панели операций над объектом в окне свойств РКК). Создание поручения происходит аналогично созданию обычного почтового задания.

 

В созданное поручение будет автоматически вложена РКК документа.

 

Документ может быть поставлен на контроль, для этого необходимо нажать на кнопку в правой части окна поручения, при этом статус поручения изменится на статус "Контрольное", а кнопка приобретёт следующий вид – . Отключение контроля производится повторным нажатием на данную кнопку.

Пользователь, который будет являться для данного поручения контролёром, указывается в поле Контролёр. Если данное поле не заполнено, система предложит назначить контролёром автора резолюции.

 

 

Поручатель может изменить контролёра и контрольный срок во время выполнения задания.

 

 

Для этого предназначена кнопка панели операций над объектом в окне свойств задания.

 

 

T‑FLEX DOCs позволяет вести также журнал ознакомления с бумажными документами.

 

 

При ознакомлении сотрудника с документом в карточке регистрации на вкладке Журнал ознакомления создаётся запись об этом (кнопка ).

 

 

После исполнения документ передаётся в дело, созданное в справочнике "Номенклатура дел".

 

 

Запись о передаче документа в дело производится в РКК документа на вкладке Журнал передачи.

 

 

Для этого служит кнопка .