Стадии

Для справочника T‑FLEX DOCs пользователем с правами администратора может быть включена поддержка механизма стадий. Данный механизм используется при автоматизации процедур документооборота, например, согласования и утверждения документов.

 

Более подробную информацию об автоматизации бизнес-процедур можно найти в главе "Управление бизнес-процессами".

 

Стадия описывает состояние объекта, связанное с правами доступа пользователей на его просмотр и редактирование.

Таким образом, документ в системе T‑FLEX DOCs в разное время может находиться в различных стадиях. Стадия может быть изменена как вручную, так и автоматически при работе бизнес-процесса по заданной схеме.

По умолчанию в T‑FLEX DOCs существует несколько схем перехода стадий.

К примеру, для технического документооборота используются следующие стадии:

✓Разработка – применяется для редактирования документов.

✓Согласование – документ находится на этапе согласования.

✓Согласовано – документ успешно прошёл этап согласования.

✓Утверждение – документ находится на этапе утверждения.

✓Утверждено – документ успешно прошёл этап утверждения.

✓Корректировка – используется, когда требуется внести изменения в ранее согласованный или утверждённый документ.

✓Исправление – используется, когда требуется внести изменения с сохранением подписей в ранее согласованный или утверждённый документ.

✓Хранение – работа над документом завершена, он находится на хранении.

✓Аннулировано – работа над документом прекращена.

При такой схеме перехода стадий редактирование документа разрешено только на стадиях "Разработка", "Корректировка" и "Исправление".

 

При условии, что редактирование объекта разрешено доступом на справочник или на объект.

 

Более подробную информацию о доступах можно найти в главе "Общие сведения о доступах" раздела "Управление доступами".

 

 

Для канцелярского документооборота схема иная:

✓Открыто – над документом ведётся активная работа.

✓Закрыто – все работы над документом прекращены.

✓Корректировка – в документ вносятся изменения.

✓Хранение – работа над документом завершена, редактирование запрещено.

✓Аннулировано – работа над документом прекращена.

В этом случае редактирование документа разрешено на стадиях "Открыто" и "Корректировка".

 

При условии, что редактирование объекта разрешено доступом на справочник или на объект.

 

При необходимости пользователь с правами администратора может добавить в систему другие стадии, которые используются на данном предприятии, и создать свои схемы их перехода.

 

На рисунке выше изображена схема перехода стадий, использующаяся для технического документооборота. Видно, что документ из стадии "Разработка" может перейти в стадию "Утверждение", "Согласование", "Аннулировано", "Корректировка" или "Хранение", а из стадии "Хранение" – только в стадии "Корректировка" и "Исправление".

Стадию объекта можно сменить вручную с помощью команды контекстного меню Сменить стадию.

 

Если такая возможность настроена пользователем с правами администратора.

 

Кнопки панели инструментов окна Изменение стадии выбранных объектов позволяют управлять списком объектов, для которых будет применено изменение стадии.

 

 

Для добавления объектов в список необходимо воспользоваться кнопкой . В открывшемся окне следует выбрать добавляемые объекты.

Удалить выбранный объект из списка в окне Изменение стадии выбранных объектов можно с помощью кнопки .

Кнопка добавляет в список дочерние объекты всех объектов списка.

Кнопка позволяет осуществить аналогичную операцию с файлами, прикреплёнными к объектам, указанным в списке.