Управление проектами

Решаемые задачи:

✓создание проекта;

✓формирование структуры проекта, включая формирование перечня запланированных работ и выстраивание их иерархии, а также формирование структуры проекта по структуре объектов других справочников;

✓отображение планов на интерактивной диаграмме Ганта.

✓изменение длительности работ, установка зависимостей между работами и простановка процента выполнения работ с помощью диаграммы проекта;

✓создание ресурсов предприятия, добавление ресурсов в работы проекта и оценка их использования;

✓отображение использования ресурсов в виде гистограммы и интерактивного табеля.

✓создание отложенной версии проекта;

✓запуск проекта и выдача заданий по работам ответственным исполнителям;

✓отслеживание состояния работ;

✓организация многоуровневого планирования с синхронизацией работ и ресурсов;

✓формирование плановой и отчётной документации по проектам и ресурсам с выводом данных на печать.

 

Описание модуля управления проектами приводится в отдельном документе "Модуль управления проектами".

 

Создание нового проекта осуществляется в справочнике "Управление проектами" с помощью команды Создать (кнопка на панели инструментов). В открывшемся диалоге свойств создаваемого проекта рекомендуется сразу же задать следующие параметры:

Наименование. Вводится наименование проекта (например, "Новый проект").

Стиль отображения. Выбирается набор стилей, определяющий формы и цвета элементов проекта на диаграмме Ганта (например, "Стиль 1" из списка доступных стилей).

Планировать в днях. Флаг устанавливается, если планируется вести расчёты длительности проекта и работ в днях.

Пространство планирования. Выбирается пространство планирования из списка для правильного расчёта суммарного использования ресурсов по различным проектам предприятия (например, пространство планирования "Прорабатываемые проекты").

 

 

Для дальнейшей работы с созданным проектом, его следует открыть в редакторе с помощью команды контекстного меню Открыть проект.

 

 

При формировании структуры проекта вручную первая работа создаётся с помощью кнопки [Создать] - на панели инсрументов редактора проекта. В открывшемся окне свойств создаваемой работы достаточно указать её наименование. Остальные параметры можно заполнить позже.

 

 

Последующие работы могут создаваться относительно уже созданных с помощью кнопок на панели инструментов [Создать перед] - , [Создать после] - .

 

 

После создания перечня работ можно внести изменения в их свойства, а также с помощью кнопок на панели инструментов редактора проекта: [Переместить вверх] - , [Переместить вниз]‑ , [Увеличить вложенность] - , [Уменьшить вложенность] - откорректировать их последовательность и установить иерархию.

 

 

В состав суммарной работы "Изготовление" можно включить входящие работы по изготовлению деталей и узлов изделия. Данные работы формируются путём добавления объектов типа "Деталь", "Изделие", "Сборочная единица" из системного справочника "Номенклатура и изделия".    

 

Перечень объектов справочников T‑FLEX DOCs для добавления в проект задаётся администратором системы.

 

Для добавления объектов следует выбрать работу "Изготовление" и воспользоваться командой Подключить (кнопка на панели инструментов редактора проекта). В открывшемся диалоге "Подключение объекта к проекту" следует последовательно выполнить несколько шагов:

✓выбрать тип объекта, который будет представлен в виде работы по его изготовлению (например, "Сборочная единица");

✓указать сборочную единицу, элементы которой необходимо изготовить (например, "Редуктор червячный");

✓выбрать элементы сборочной единицы, которые необходимо изготовить и указать их количество (например, детали: "Крышка" – 2 шт., "Корпус" – 2 шт.).

 

 

После нажатия кнопки [Завершить] сформированная структура работ будет добавлена в проект со списком элементов в указанном количестве.

 

 

После того как структура проекта сформирована необходимо назначить сроки начала и окончания работ и создать зависимости между работами. Это позволит получить корректный план-график проекта и даст возможность легко вносить в готовый проект изменения, связанные со смещением сроков.

Удобным инструментом для назначения сроков работ и установки зависимостей между ними является интерактивная диаграмма Ганта, которая наглядно демонстрирует структуру проекта.

Длительность работ устанавливается путём перетягивания правого края элементов работ курсором мыши.

 

 

Зависимости между работами устанавливаются путём перетягивания курсора мыши от начала или конца одного элемента к началу или концу другого элемента. Для установки даты начала проекта следует переместить элемент проекта курсором мыши на требуемую дату.

 

 

Параметры диалога свойств работ также позволяют установить сроки их выполнения и изменить длительность.

 

По завершению редактирования плана-графика проекта следует убедиться, что в окне инспектора проекта отсутствуют сообщения о коллизиях.

 

 

Любая работа, выполняемая в рамках проекта, связана с использованием ресурсов. Ресурсы предприятия создаются администраторами системы и хранятся в справочнике "Ресурсы". Добавить ресурсы из справочника к использованию в работах можно различными способами.

Для быстрого добавления планового значения использования ресурса можно воспользоваться диалогом упрощённого ввода, расположенном в левом нижнем углу вкладки "Ресурсы". При этом, в дереве проекта следует выбрать работу, в которой планируется использование ресурса (например, "Отгрузка заказчику"), а в диалоге упрощённого ввода ресурсов указать наименование ресурса из справочника "Ресурсы" (например, "Инженер отдела продаж") и значение его загруженности или количества (например, 2 часа).

 

 

Плановое значение ресурса для предварительно выбранной в дереве проекта работы можно также добавить нажатием на кнопку на панели инструментов вкладки "Ресурсы". При этом в открывшемся окне свойств используемого ресурса следует заполнить необходимые параметры, которые будут отличаться для нерасходуемых и расходуемых ресурсов.

Пример ввода параметров нерасходуемого ресурса:

 

 

Пример ввода параметров расходуемого ресурса:

 

 

Добавленные в проект ресурсы будут отображаться в дереве ресурсов в виде списка, а также на диаграмме ресурсов в виде графических элементов. По каждой работе проекта можно посмотреть полный список запланированных к использованию ресурсов, а также их загруженность (количество) в соответствии с заданным временным шагом. Для нерасходуемых ресурсов на диаграмме также будут отображаться графические элементы значения фонда рабочего времени.

 

 

Плановое значение загруженности ресурса, превышающее на определённом временном интервале фонд рабочего времени, будет отображаться в виде графического элемента зелёного цвета. В этом случае на диаграмме ресурсов также будет отображаться графический элемент значения плановых сверхурочных трудозатрат.

 

 

С целью анализа эффективности использования ресурсов в проекте можно ввести фактические значения загруженности или количества используемых ресурсов. Для этого в контекстном меню элемента диаграммы планового значения ресурса следует выбрать команду Внести фактическое значение. Графические элементы фактических значений используемых ресурсов отображаются светло-оранжевым цветом. Если для нерасходуемого ресурса фактическое значение загруженности превысит на определённом интервале времени значение фонда рабочего времени, то графический элемент данного ресурса будет отображён ярко-оранжевым цветом. В этом случае на диаграмме ресурсов также будет отображаться графический элемент значения фактических сверхурочных трудозатрат.

 

Фактическое значение используемого в работе ресурса может быть также задано через диалог свойств работы или с помощью кнопки на панели инструментов вкладки "Ресурсы".

 

 

Удобным инструментом для наглядной оценки загруженности ресурсов является гистограмма, которая позволяет увидеть и сравнить основные показатели использования ресурсов: фонд рабочего времени, трудозатраты (плановые и фактические), сверхурочные трудозатраты (плановые и фактические), недогруженность (плановую и фактическую). Переключение с обычной диаграммы ресурсов на гистограмму производится кнопкой на панели инструментов вкладки "Ресурсы".  

 

 

Использование ресурсов при выполнении проекта или работы и расчётные параметры по трудозатратам можно посмотреть во вкладке "Ресурсы и трудозатраты" диалога свойств проекта или работы.

 

 

Перед внесением в проект важных изменений следует зафиксировать текущее состояние проекта для сравнения его по срокам и составу работ с будущей версией. Для этого командой Создать плановый проект (кнопка на панели инструментов редактора проекта) создаётся отложенная версия текущего проекта.

 

 

После создания отложенной версии проекта и внесения изменений, можно воспользоваться командой Сравнить с планом (кнопка на панели инструментов редактора проекта) и провести сравнение текущего состояния проекта с его отложенной версией. При этом удалённые и добавленные в проект элементы в дереве проекта будут отмечены иконками, а на диаграмме поверх отображения плановых сроков работ текущего проекта будут отображаться плановые сроки отложенной версии.

 

 

После того, как окончательный план-график проекта сформирован, проект может быть запущен в работу, что подразумевает начало выполнения работ ответственными исполнителями. После запуска проекта система будет осуществлять контроль хода работ в соответствии с запланированными сроками и выдавать задания ответственным исполнителям с обратной связью о выполнении работ. Перед началом запуска проекта желательно заранее задать ответственных исполнителей в соответствующем поле диалога свойств каждой работы.

 

 

Для ручного запуска работы следует выбрать её  в дереве проекта и воспользоваться командой Запустить (кнопка на панели инструментов редактора проекта). После этого работа и её родительские работы перейдут в состояние "Выполнение", а ответственные за выполнение работ получат задание на их выполнение.

 

 

После запуска работы процент её выполнения указывается в дереве проекта, а также отображается на соответствующем элементе диаграммы Ганта. Процент выполнения работы может быть задан вручную либо рассчитан системой автоматически.

 

 

После выполнения работы ответственным исполнителем и нажатия на кнопку [Завершить] в задании на её выполнение, руководитель проекта получит соответствующее уведомление. Состояние работы изменится на "Завершено".

 

 

Если проект сформирован в рамках масштабной программы предприятия и относится к одному из уровней её планирования, целесообразно синхронизировать его с другими планами данной программы. В этом случае, синхронизация позволит быстро и оперативно передать от одного проекта к другому различные данные (состав и сроки работ, параметры работ, ресурсы, составы объектов).

Например, в сформированном проекте "Изготовление крышки и корпуса редуктора" имеется суммарная работа "Конструкторская проработка", детализация которой подробно расписана в проекте отдела главного конструктора – "План-график ОГК". Синхронизировав работу "Конструкторская проработка" с проектом "План-график ОГК" можно из проекта "План-график ОГК" в проект "Изготовление крышки и корпуса редуктора" передать ресурсы, а из проекта "Изготовление крышки и корпуса редуктора" в проект "План-график ОГК" – некоторые параметры. Таким образом, благодаря синхронизации, руководителю проекта "Изготовление крышки и корпуса редуктора" не придётся планировать ресурсы с нуля, а главный конструктор сможет скоординировать параметры работ своего подразделения с укрупнённым проектом.

Для синхронизации работы "Конструкторская проработка" с детальным проектом "План-график ОГК" следует выбрать данную работу в проекте "Изготовление крышки и корпуса редуктора" и воспользоваться командой Синхронизация > Добавить синхронизацию (меню кнопки на панели инструментов редактора проекта). В открывшемся окне выбирается проект "План-график ОГК", тип синхронизации "Детализация" и настраивается синхронизация работ.

 

 

После подтверждения установки синхронизации в диалоге свойств выбранных проектов и работ появится зависимость типа "Синхронизация" с указанием синхронизированного объекта.

 

 

 

 

После синхронизации проектов и работ, параметры, ресурсы, зависимости и составы объектов могут быть скопированы из одного синхронизированного проекта в другой.

 

Для передачи параметров укрупнённого проекта "Изготовление крышки и корпуса редуктора" в детальный проект "План-график ОГК" следует в открытом проекте "План-график ОГК" воспользоваться командой Синхронизация > Параметры: скопировать с укрупнения (меню кнопки на панели инструментов редактора проекта). В открывшемся окне указываются параметры, которые будут скопированы (например, "Наименование работ", "Состояние", "Приоритет"). Перечень возможных параметров для копирования определяется администратором системы.

 

 

После выполнения синхронизации указанные параметры проекта "План-график ОГК" будут соответствовать параметрам проекта "Изготовление крышки и корпуса редуктора".

 

Аналогичным образом из детального проекта "План-график ОГК" могут быть переданы ресурсы в укрупнённый проект "Изготовление крышки и корпуса редуктора". Например, для передачи ресурсов, запланированных для использования в работе "Разработка компоновки" проекта "План-график ОГК" в работу "Разработка компоновки" проекта "Изготовление крышки и корпуса редуктора" следует в проекте "Изготовление крышки и корпуса редуктора" выбрать работу "Конструкторская проработка" и воспользоваться командой Синхронизация > Ресурсы: скопировать с детализации (меню кнопки на панели инструментов редактора проекта).

 

 

 

В диалоговых окнах синхронизации ресурсов указываются необходимые параметры и отображается дерево ресурсов, которые будут скопированы в укрупнённый проект.

 

 

После выполнения синхронизации, ресурсы детального проекта "План-график ОГК" будут переданы в укрупнённый проект "Изготовление крышки корпуса редуктора".

 

 

Проект на любой его стадии может быть сохранён в формате картинки и распечатан в виде документа для согласования. Для печати проекта необходимо в дереве проекта установить курсор на строке проекта и воспользоваться командой Операции > Печать диаграммы проекта (меню кнопки на панели инструментов редактора проекта). В диалоге настройки выбирается принтер из доступного перечня, указывается диапазон печати в соответствии со сроками проекта (например, с 01.10.2019 по 25.10.2019), устанавливается формат страницы и ориентация данных (например, А4, альбомная ориентация), а также создаётся колонтитул.

 

 

Подготовленный к печати документ можно с помощью кнопки [Экспорт] экспортировать в формат картинки и открыть в графическом редакторе.