Проведение извещений об изменениях

Извещение об изменениях выпускается на объект номенклатуры и содержит описание изменений, которые должны быть внесены в этот объект. Для хранения извещений об изменениях в T‑FLEX DOCs предназначен справочник "Извещения об изменениях".

Извещение об изменениях (ИИ) может быть создано для одного или нескольких изменений. Необходимо выбрать требуемые изменения на вкладке Изменения вкладки Сведения окна свойств номенклатурного объекта или в окне справочника "Изменения", а затем нажать на кнопку .

 

Изменения объектов, содержащихся на вкладке Согласование в окне свойств данного изменения, также будут включены в создаваемое извещение об изменениях, если они ранее не были включены в другие извещения об изменениях.

 

 

Окно свойств извещения об изменениях включает две вкладки:

✓Свойства – служит для задания параметров извещения об изменениях.

✓Просмотр – позволяет отобразить вид документа с текущими параметрами.

 

 

Номер присваивается извещению об изменениях автоматически в момент его создания. В поле Обозначение отображается обозначение объекта номенклатуры, в который вносятся изменения. Кроме того, на данной вкладке пользователь указывает дату выпуска извещения и срок изменения.

Код изменения необходимо выбрать из списка (поле Причина изменения будет заполнено автоматически на основе выбранного кода).

 

 

Из списков в соответствующих полях выбираются также значения параметров Указание о заделе и Указание о внедрении.

В нижней части вкладки Свойства, в свою очередь, расположены вкладки:

✓Изменения – содержит список объектов справочника "Изменения", которые входят в текущее извещение.

✓Применяемость – содержит список объектов, в которые входит изменяемый объект.

✓Разослать – с помощью кнопки на данной вкладке формируется список абонентов, которым следует направить извещение.

✓Подписи – список электронных подписей, установленных на извещении об изменениях.

✓Связанные – на данной вкладке с помощью кнопки к извещению об изменениях можно прикрепить объекты любых справочников, связанные с ним.

 

Данные вкладок Применяемость и Разослать используются при формировании отчёта.

 

 

После того, как извещение об изменениях сформировано, его необходимо отправить на согласование и утверждение ответственным лицам. Для этого в T‑FLEX DOCs используется бизнес-процедура "PDM. Согласование ИИ". Эта процедура похожа на процедуру "PDM. Согласование КД", но имеет блок дополнительных согласований.

Запуск процесса для выбранного извещения об изменениях осуществляется командой контекстного меню Согласовать ИИ.

 

Перед запуском процесса необходимо убедиться, что к объектам справочника "Изменение", входящим в данное извещение об изменениях, прикреплены файлы подлинников в формате TIFF или PDF.

 

Более подробно о бизнес-процессах в T‑FLEX DOCs рассказано в параграфе "Бизнес-процессы" главы "Управление бизнес-процессами" раздела "Организация документооборота".

Процедура "PDM. Согласование КД" рассмотрена в параграфе "Согласование и утверждение структуры изделия и связанных файлов".

 

В окне запуска процесса согласования извещения об изменениях нужно назначить исполнителей, участвующих в данном процессе. Для этого необходимо в полях, которые соответствуют ролям бизнес-процесса, выбрать конкретных пользователей системы. Во время выполнения бизнес-процесса им будут выданы задания в соответствии с блок-схемой.

 

При необходимости некоторые поля могут быть оставлены пустыми.

 

 

Процесс согласования изменений облегчает специальный механизм сравнения файлов подлинников конструкторского документа, имеющих формат TIFF.

 

Сравниваемые файлы должны иметь одинаковое разрешение.

 

Для запуска сравнения файлов подлинников необходимо выбрать требуемое изменение на вкладке Изменения вкладки Свойства в окне свойств извещения об изменениях и нажать на кнопку . Сравнение может производиться с актуальной (учитывающей все произведённые изменения) или с исходной (до создания выбранного изменения) версией чертежа.

 

 

Откроется окно сравнения, в левой части которого отображается изображение до внесения изменения, а в правой – изображение с изменением. Переключение между изображениями страниц многостраничного файла производится кнопками и .

 

 

Нажатие на кнопку запускает процесс автоматического сравнения изображений. После его окончания появится окно с результатом, наглядно показывающим различия между изображениями. Таким образом ответственные за проверку и согласование документа могут быстро определить, в каком месте чертежа произошли изменения.

Красным цветом будут выделены элементы изображения, которые были удалены, зелёным – добавленные элементы. Чёрный цвет означает, что элементы изображения остались без изменений.

 

 

Согласование извещения может проходить в несколько этапов. В этом случае в окне запуска бизнес-процесса помимо основного согласующего (поле Согласующий) задаются одна или две дополнительные группы согласующих (области Согласующие первой очереди и Согласующие второй очереди).

После того, как основной согласующий поставил свою подпись, задания на согласование приходят первой группе согласующих. Для продолжения процесса необходимо, чтобы все пользователи этой группы выполнили согласование. Автор бизнес-процесса получает соответствующее уведомление. Аналогично выполняется согласование второй очереди.

В случае, если согласующий принимает отрицательное решение, извещение об изменениях будет отправлено на исправление автору бизнес-процесса. Автор бизнес-процесса вносит исправления в извещение об изменениях и нажимает на кнопку в окне задания или прерывает выполнение бизнес-процесса нажатием на кнопку , если требуются значительные изменения. В последнем случае в дальнейшем потребуется повторный запуск процесса согласования ИИ.

 

Исправление производится с сохранением всех ранее установленных подписей.

 

После исправления извещение об изменениях возвращается на повторное согласование к тому пользователю, который отправил его на доработку.

Пройдя все этапы согласования и утверждения, извещение об изменениях отправляется пользователю, указанному в поле Документовед в окне запуска процесса.

Документоведу необходимо проверить готовность извещения об изменениях к применению.

Предварительно проводится автоматическая проверка возможности применения извещения об изменениях. Результаты этой проверки отображаются в окне задания. Если найдены какие-либо ошибки, необходимо их исправить и провести проверку повторно, нажав на кнопку .

 

 

При нажатии на кнопку на извещении об изменениях будет установлена подпись "Изм. внёс", произойдёт автоматическая замена файлов оригиналов и подлинников изменяемых документов в архиве на новые версии и замена параметров актуального варианта номенклатурного объекта параметрами изменённого варианта в соответствии с извещением.

Вариант изменённого номенклатурного объекта и объект справочника "Изменение" будут переименованы. Наименование будет иметь вид "ИИ.1", где ИИ – обозначение извещения об изменениях, 1 – номер изменения.

 

Если к изменению, входящему в извещение, был прикреплён файл эскиза, то при применении извещения он будет скопирован в подпапку "Файлы изменений" папки "Архив". При этом копия файла получит новое имя вида "0015_100.002_ИИ.2_Э", где 0015 – номер извещения об изменениях, 100.002 – обозначение изменённого номенклатурного объекта, ИИ.2 – обозначение изменения, Э – обозначение эскиза.

Подпапка в папке "Изменения" справочника "Файлы", соответствующая изменению, входящему в извещение об изменениях, и содержащиеся в ней файлы будут удалены после успешного завершения процесса применения извещения об изменениях.